Conférence téléphonique : Conseils sur la préparation, les coûts, la modération

Contenu

• Qu'est-ce qu'une conférence téléphonique ?
• Comment fonctionne la conférence téléphonique ?
• Fournisseur de conférence téléphonique
• Différents modèles de tarification pour les conférences téléphoniques
• Combien coûte réellement une conférence téléphonique ?
• De quoi avez-vous besoin pour une conférence téléphonique ?
• Problèmes typiques avec les conférences téléphoniques
• Comment éviter les erreurs dans les télécommunications ?
• Tâches et fonction du modérateur
• Comment fonctionne une conférence téléphonique avec un téléphone portable ?

Une conférence téléphonique est l'outil idéal pour discuter facilement, rapidement et à moindre coût de questions professionnelles avec plus de deux personnes - qu'il s'agisse de projets ou de présentations. Un trop grand effort technique n'est pas nécessaire pour cela. Un simple téléphone ou téléphone portable suffit pour le "Telco" moderne. Cependant, il existe quelques règles importantes pour les conférences téléphoniques auxquelles vous devez prêter attention au préalable. Nos listes de contrôle vous montrent quels...

Qu'est-ce qu'une conférence téléphonique ?

Les conférences téléphoniques ou les soi-disant conférences téléphoniques sont des réunions où vous ne pouvez que vous entendre mais pas vous voir. Le terme conférence téléphonique - également connu sous son abréviation Telko ou TK - est généralement utilisé pour les appels téléphoniques avec plus de deux participants. Avec trois à quatre participants, on parle de conférence à trois ou de conférence à quatre. Tout ce qui va au-delà en termes de participants n'est qu'un opérateur téléphonique. De plus, une distinction est faite dans les conférences téléphoniques selon le type de connexion :

• Procédure de connexion
  Les participants se connectent à la conférence de manière indépendante - équipés des données d'accès appropriées - et doivent s'authentifier avec un code PIN.
• Procédure d'appel sortant
  Les participants sont appelés par l'opérateur du fournisseur telco ou par l'organisateur et la conférence est « récupérée ». Bien que le processus soit plus pratique, il est aussi plus coûteux pour l'organisateur puisqu'il prend également en charge tous les frais de connexion.

Comment fonctionne la conférence téléphonique ?

Une conférence téléphonique peut être établie et mise en œuvre rapidement. En attendant, il existe de nombreux fournisseurs de services de télécommunications - dans certains cas gratuits - sur Internet (plus d'informations à ce sujet dans la section suivante). Il n'est pas nécessaire de remplir de grandes conditions préalables.

Un système téléphonique moderne n'est pas nécessaire. Un simple téléphone ou un téléphone portable suffit pour une téléconférence. Ainsi, si vous souhaitez démarrer une conférence téléphonique avec trois participants ou plus, vous n'avez besoin que de trois étapes simples :

• Enregistrer une conférence téléphonique
  Pour lancer la conférence téléphonique, vous devez enregistrer la conférence téléphonique auprès du fournisseur sélectionné. Cet enregistrement n'est généralement requis qu'une seule fois et est généralement déjà possible sur le site Web du fournisseur de télécommunications. Pour ce faire, vous n'avez généralement besoin que d'un nom et d'une adresse e-mail (les fournisseurs gratuits peuvent les utiliser commercialement) - ou d'une adresse de facturation (pour les fournisseurs de télécommunications payants).
• Communiquer les données d'accès
  Une salle dite de conférence téléphonique vous sera généralement attribuée. Tous les participants peuvent ensuite se connecter à cette salle virtuelle. À cette fin, la salle de conférence téléphonique dispose d'une clé de données d'accès en deux parties - un numéro de téléphone (numéro d'appel) et un code PIN de conférence (code d'appel, PIN d'appel ou PIN de conférence). Avec les données, n'importe qui peut se connecter de n'importe où avec son téléphone, son iPhone ou un autre smartphone.
• Démarrer une conférence téléphonique
  Si tous les participants ont un numéro et un code PIN, vous pouvez commencer. Fixez une heure, appelez et démarrez une conférence téléphonique. Habituellement, il faut au moins deux participants pour entrer dans la salle. Certains opérateurs de télécommunications disposent d'un animateur de conférence, principalement pour des raisons de sécurité. Il dispose de son propre code PIN d'animateur de conférence et est alors également celui qui active la conférence téléphonique pour tout le monde. Jusque-là, les autres participants n'entendent souvent que de la musique d'attente.

Fournisseur de conférence téléphonique

Un appel depuis votre téléphone personnel ou professionnel ne vous connecte qu'à une seule autre personne. Pour une conférence téléphonique avec plus de deux participants, vous devez donc utiliser un fournisseur ou un logiciel spécifique.

Celui que vous choisissez dépend d'une part de vos attentes ou des exigences du fournisseur - d'autre part, bien sûr, du prix de l'offre. Nous vous présentons différents prestataires avec lesquels vous pouvez tenir une conférence téléphonique :

• Conférence téléphonique allemande
  Le fournisseur deutsche-telefonkonferenz.de fait de la publicité avec une « conférence téléphonique 100 % gratuite ». Ainsi, vous n'avez pas à payer de frais supplémentaires, vous ne payez que pour un appel fixe. Après votre inscription, vous recevrez les données d'accès par e-mail et pourrez commencer immédiatement. Le nombre de participants et la durée de la conférence sont illimités.
• SmartConférence
  Vous utilisez beaucoup les conférences téléphoniques, pour des rendez-vous réguliers, pour des rendez-vous avec des clients ou pour travailler en équipe ? Ensuite, vous pouvez souscrire un abonnement mensuel pour 9,90 avec le fournisseur SmartConference. Jusqu'à 5 participants peuvent rejoindre le Telko à ce prix fixe. Pour les groupes plus importants, il existe des tarifs plus élevés pour un maximum de 25 participants.
• Whatsapp
  Non seulement les messages courts, mais aussi les conférences téléphoniques via Whatsapp sont possibles. Dans l'application, vous pouvez facilement créer un appel de groupe et ajouter jusqu'à sept de vos contacts. Facile, rapide et gratuit. Idéal pour les utilisateurs privés, mais pour certaines entreprises, cette variante n'est pas assez professionnelle. De plus, vous devez bien entendu être connecté à tous les participants via Whatsapp.
• Skype
  Le service Microsoft Skype propose également une fonction pour les appels de groupe. Pour ce faire, vous devez ajouter les participants souhaités à un groupe à l'aide de vos contacts ou de la recherche. Une fois celui-ci créé, vous pouvez lancer l'appel de groupe. Si tous les participants utilisent le logiciel Skype, ce type de conférence téléphonique est gratuit.
• Télécom Conférence d'affaires
  Deutsche Telekom propose son propre service de conférence téléphonique, qui permet à la fois des téléconférences simples et des conférences Web. En plus de la conversation, des documents peuvent également être partagés ou des présentations affichées. Lorsqu'ils sont facturés selon l'utilisation, les coûts sont d'environ 10 centimes par minute et par participant. Une conférence téléphonique de 30 minutes avec 5 participants coûterait environ 15 euros. Mais il existe également des modèles forfaitaires pour différents nombres de participants.
• Meebl
  Meeble annonce plusieurs points : gratuit, sans inscription, sans publicité et sans spam. Il vous suffit de saisir votre adresse e-mail et un code affiché - la salle pour la conférence téléphonique est configurée et peut être utilisée. Vous recevrez des numéros d'appel gratuits depuis l'Allemagne, l'Autriche et la Suisse. Si vous souhaitez prendre en charge le service, vous pouvez choisir volontairement un numéro payant.

Autres fournisseurs (en partie payants) par ordre alphabétique sans notation : Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de, TeleMefonencing, TeleMefone VoiceMeeting, Woopla.

Différents modèles de tarification pour les conférences téléphoniques

Malgré un large choix de fournisseurs différents, les modèles de tarification peuvent être divisés en deux catégories seulement. Lors du choix d'une solution adaptée, vous pouvez choisir entre celles-ci (et un prestataire associé) :

• Facturation en fonction de l'utilisation
  Le paiement s'effectue ici par minute et par participant. Les fournisseurs mesurent exactement combien de participants ont été appelés à la conférence téléphonique et pendant combien de temps. Multiplié par le tarif mentionné, cela donne le montant de la facture.
• Forfait avec abonnement
  Un prix fixe à dépenser en conférences téléphoniques aussi souvent et aussi longtemps que vous le souhaitez. Le montant du prix d'abonnement est fonction du nombre de participants. Environ 10 euros par mois pour les appels jusqu'à 7 utilisateurs.

Il est préférable de déterminer quelle option est intéressante pour vous. Les conférences téléphoniques fréquentes avec une longue durée et de nombreux participants sont nettement plus chères dans la première variante. En revanche, si vous ne vous invitez que rarement à téléphoner en petits groupes, vous payez peut-être trop cher avec le forfait.

Combien coûte réellement une conférence téléphonique ?

De nombreux fournisseurs annoncent que leurs conférences téléphoniques sont gratuites - à y regarder de plus près, ce n'est souvent pas tout à fait vrai : soit il y a des restrictions sur le nombre de participants, soit la première étape - l'inscription - est gratuite. Même s'il n'y a pas d'obligations contractuelles ou de frais mensuels, il y a généralement des frais peu élevés par minute pour le temps de conversation pendant la conférence téléphonique.

Quels coûts surviennent, dépend également de l'endroit à partir duquel les abonnés respectifs se connectent au réseau. En règle générale, chaque participant paie les frais de connexion au réseau fixe allemand. Ceux-ci dépendent de l'opérateur téléphonique respectif : si vous bénéficiez d'un tarif forfaitaire sur le réseau fixe allemand, vous n'aurez pas à payer de frais distincts ;

Cependant, des participants de l'étranger qui n'ont pas de conditions particulières pour le réseau fixe allemand sont également envisageables. Selon le fournisseur, il existe également la possibilité que le responsable de la conférence assume les frais de conférence téléphonique pour tout le monde. Dans ce cas, un abonnement correspondant est alors souscrit.

De quoi avez-vous besoin pour une conférence téléphonique ?

Avant de sélectionner le bon fournisseur de conférence téléphonique, vous devez faire quelques réflexions formelles sur la conférence téléphonique elle-même. Ces critères ont un impact sur le choix du prestataire et donc sur les coûts de la conférence téléphonique :

• Nombre de participants: Combien de participants participent au telco ?
• Origine: Les appelants de l'étranger se connectent-ils ?
• Frais: Qui paie les frais de conférence téléphonique ?
• Fonctions supplémentaires: Avez-vous besoin de services tels qu'un contrôle Web (pour les présentations parallèles) ou une fonction d'enregistrement ?

En règle générale, les conférences téléphoniques et les fournisseurs standardisés suffisent pour un maximum de dix participants. Néanmoins, vous devez faire particulièrement attention à l'internationalité des appelants et à une limitation du nombre de participants, sinon cela peut vite devenir coûteux.

Problèmes typiques avec les conférences téléphoniques

Malgré la technologie simple, les choses peuvent mal tourner avec la conférence téléphonique. Les problèmes courants incluent :

• Difficultés de numérotation
  Dans les conférences téléphoniques, il y a souvent au moins une personne qui ne parvient pas à se connecter - soit parce que les données d'accès sont incorrectes (ou ont été mal notées) ou parce que le logiciel utilisé (par exemple avec Skype) est obsolète.
• lien
  Personne ne peut rien y faire, mais il est ennuyeux lorsque les participants quittent à plusieurs reprises la conférence téléphonique et doivent se connecter à nouveau en raison d'une mauvaise connexion (radio), par exemple.
• Bruit de fond
  Si les participants écoutent de la musique en arrière-plan, que la fenêtre est ouverte ou que les participants ont simplement oublié d'appuyer sur le bouton muet pendant qu'ils parlent à une autre personne dans le bureau, c'est extrêmement ennuyeux.
• Discipline de la parole
  Parce que personne ne se voit, il n'y a pas de communication non verbale qui signale, par exemple, qui aura la parole ensuite. Effet : Il est difficile de coordonner qui parle quand. Soit tous répondent à une question en même temps, soit aucune.

Comment éviter les erreurs dans les télécommunications ?

Ci-dessous, nous mettons également à votre disposition un document PDF que vous pouvez télécharger gratuitement, qui contient de nombreux conseils pour préparer et organiser des conférences téléphoniques. Cela évitera les mésaventures gênantes et contribuera au succès de la conférence téléphonique.

Télécharger pour éviter les erreurs

Tâches et fonction du modérateur

En tant que modérateur, vous avez un rôle particulier à jouer lors de la conférence téléphonique. Ils mettent de l'ordre pour parler. Vous êtes responsable des tâches suivantes :

• ouverture
  Vous saluez toutes les personnes présentes. Ils expliquent pourquoi le telco a lieu et de quoi il s'agira dans le cours ultérieur.
• présentation des participants
  S'il ne s'agit pas d'une conférence téléphonique régulière ou s'il y a de nouveaux participants, vous devez vous présenter les uns aux autres afin de créer une atmosphère agréable pour la discussion.
• coordination
  Votre tâche principale est de coordonner les interventions individuelles et d'orienter la discussion. Le plus simple est de donner (et retirer) la parole aux participants.
• temps
  Gardez un œil sur l'horloge afin que la durée de la conférence téléphonique ne soit pas dépassée. Assurez-vous que l'ordre du jour est également travaillé.
• Résumé
  Le modérateur met fin à la conférence téléphonique. À la fin, vous devez résumer les résultats, décrire les prochaines étapes et indiquer quand la prochaine réunion aura lieu.

Comment fonctionne une conférence téléphonique avec un téléphone portable ?

En principe, les conférences téléphoniques avec un téléphone portable ou un iPhone ne fonctionnent pas différemment des autres. Surtout, vous devez vous assurer que votre téléphone portable a une autonomie suffisante - les appels plus longs sur le smartphone sont souvent carrément énergivores. Vous devez également vous assurer à l'avance que votre contrat de téléphonie mobile inclut un forfait vers le réseau fixe. C'est la seule façon de garder la conférence téléphonique vraiment gratuite pour vous.

Lors d'une conférence téléphonique avec un téléphone portable Des applications telles que le service de messagerie Whatsapp sont particulièrement recommandées. Les utilisateurs d'iPhone et les propriétaires d'un smartphone Android peuvent tout aussi bien se passer d'applications supplémentaires, puisque leur téléphone mobile intègre généralement déjà cette fonction. Le principe est identique : vous devez d'abord appeler quelqu'un qui doit prendre votre appel afin de pouvoir ajouter d'autres participants via un symbole de téléphone avec un signe plus. Attention : les participants doivent tous être enregistrés dans leur téléphone portable. De plus, la conférence téléphonique est interrompue dès que vous raccrochez.