Accueil des nouveaux employés : procédure, conseils, listes de contrôle

Contenu

• Pourquoi est-il important de former les nouveaux employés?
• Combien de temps faut-il pour former de nouveaux employés?
• Qui est là quand les nouveaux employés sont formés ?
• Quelles sont les tâches et les objectifs de l'intégration ?
• Comment se passe l'accueil des nouveaux collaborateurs ?
• Plan d'intégration : 13 conseils pratiques
• Accueil des nouveaux employés : liste de contrôle au format PDF

Les nouveaux employés ne devraient pas simplement se sentir les bienvenus. Les premiers jours dans le nouvel emploi comprennent également une formation professionnelle et approfondie des nouveaux employés. Cela garantit non seulement que le "débutant" peut trouver le travail plus rapidement et être plus motivé et productif dès le début. L'intégration des nouveaux employés, appelée « onboarding », est essentielle pour qu'un nouvel employé se sente à l'aise dans l'entreprise et s'intègre rapidement. Malheureusement, la familiarisation est souvent négligée et des erreurs (inutiles) se produisent...

Pourquoi est-il important de former les nouveaux employés?

Souvent, les nouveaux employés sont jetés dans le grand bain et laissés à eux-mêmes. Devise : « Vous pouvez le gérer, ce n'est pas si difficile. Et cela n'a encore fait de mal à personne. Ce n'était pas différent pour moi - et Apprentissage par la pratique c'est quand même mieux ! » Une erreur de jugement flagrante ! Bien sûr, la plupart des nouveaux collègues trouvent tôt ou tard leur chemin vers le travail. Si vous êtes livré à vous-même pendant la phase d'intégration, vous ne perdrez pas seulement un temps précieux à vous repérer dans les procédures et processus internes. Les nouveaux employés peuvent faire des erreurs inutiles, doivent demander plus fréquemment, rechercher des personnes de contact et (pour le moment) n'obtenir qu'une qualité de travail limitée. En dehors de cela, le manque de familiarisation affecte massivement la motivation intrinsèque et la vigueur fraîche. Dans certaines circonstances, cela peut garantir que les nouvelles recrues mettent fin à l'emploi pendant la période d'essai ou refusent de continuer à travailler.

Combien de temps faut-il pour former de nouveaux employés?

Le temps qu'il faut pour former les nouveaux employés dépend en grande partie de la complexité du lieu de travail et de ses tâches. A cela s'ajoute la durée d'emploi du prédécesseur (si le poste n'était pas nouvellement créé) Plus le salarié est dans l'entreprise depuis longtemps, plus les connaissances spécialisées, le savoir-faire et l'expérience se sont accumulés, qui devraient maintenant - si possible - être transmis. Le processus d'intégration peut ainsi s'étendre sur plusieurs jours ou semaines - ou se limiter à une seule réunion de passation.

En principe, les employeurs devraient commencer à fournir au nouveau collègue toutes les informations pertinentes pour le nouvel emploi à partir du moment où l'emploi est accepté, mais au plus tard après la signature du contrat de travail, afin de lui permettre d'obtenir plus facilement a débuté. Une personne de contact doit également être nommée pour les questions et la familiarisation.Notamment pour soulager le nouveau collègue de la peur et de l'incertitude, pour contrôler le processus de familiarisation et pour donner un retour sur les progrès.

Qui est là quand les nouveaux employés sont formés ?

En règle générale, au moins l'employé qui quitte et son successeur participent aux réunions dites de transfert ou d'intégration. Cependant, il peut également être judicieux que les supérieurs, le chef d'équipe ou d'autres collègues participent aux discussions. En particulier, les collaborateurs avec lesquels le nouvel arrivant travaillera en étroite collaboration devront échanger et coordonner les processus pertinents. In fine, l'objectif est de raccourcir la phase de familiarisation et de minimiser les pertes par frottement.

Dans quelques exceptions, cependant, il peut être souhaitable d'exclure le nouvel employé des discussions avec son prédécesseur. Surtout si la rupture était involontaire. Dans ce cas, il est conseillé de demander les informations nécessaires (voir liste de contrôle ci-dessous) à l'employé partant et plus tard, filtrées et transmises à son successeur par un gestionnaire.

Quelles sont les tâches et les objectifs de l'intégration ?

L'accueil des nouveaux collaborateurs - en bref : l'onboarding - poursuit plusieurs objectifs. L'objectif principal, bien sûr, est de soulager les nouvelles recrues de leur nervosité et de leur permettre d'accomplir rapidement et en toute confiance toutes les tâches nécessaires et d'atteindre leur plein potentiel. Après tout, l'employé est payé pour le succès. Un autre objectif (souvent sous-estimé) est d'amener littéralement le débutant à « embarquer ». En d'autres termes : Il s'agit d'une intégration structurée et systématique dans l'équipe existante. Cela sert non seulement à renforcer l'équipe et à augmenter sa satisfaction, mais réduit également les conflits, les malentendus et les interruptions possibles dans le flux de travail. En fin de compte, cela profite à tout le monde : l'entreprise, l'équipe existante - et le nouvel employé.

Comment se passe l'accueil des nouveaux collaborateurs ?

Classiquement, l'intégration des nouveaux collaborateurs se déroule en trois phases types :

1. Salutation et bienvenue

Au plus tard le premier jour de travail, le nouvel employé doit entendre un chaleureux « Bienvenue à bord ! ». Accompagné d'un accueil approprié et d'une introduction ultérieure à l'équipe. Noms, personnes de contact, rôles, structure organisationnelle - tout cela doit d'abord être clairement présenté et expliqué.

2. Processus et tâches

Dans la deuxième étape, le nouvel employé est informé de ses tâches exactes dans le poste. De même, des flux de travail et des processus importants. Des questions comme : Comment ça marche ? Avec qui travaillez-vous directement ? Qui rend compte à qui ? Quels projets sont actuellement en cours ? Dans quoi la nouvelle personne est-elle directement impliquée ? Quels projets ont déjà été réalisés dans quelle mesure ? Quelles tâches doivent encore être accomplies ? Les sujets importants sont également :

heures de travail
Régulation des pauses
Suivi du temps
Planification des vacances
➠ Boissons & cantine
➠ Toilettes & café cuisine
Comportement en cas de maladie
Normes de performance
personne de contact
Listes téléphoniques

3. Lieu de travail et entrées

Enfin, le nouvel employé reçoit - de manière très pratique - une introduction à son nouveau lieu de travail. Les systèmes de classement, les outils, les ordinateurs et les logiciels sont fondamentalement expliqués. De plus, le nouvel employé reçoit des accès et des mots de passe importants pour lui. C'est la partie formelle et organisationnelle du processus d'induction. Il s'agit par exemple :

description de poste
méthodes de travail
instructions de travail
Description des processus
manuels d'instructions
supports de formation
Outils & aides
➠ Modèles et formulaires
➠ compartiments de rangement
listes de contrôle

Plan d'intégration : 13 conseils pratiques

La réussite de l'intégration d'un nouvel employé est décidée avant et pendant les premiers jours ouvrables. Prenez suffisamment de temps pour le faire. Les conseils pratiques suivants ont fait leurs preuves à maintes reprises lors de l'intégration :

1. Créez un processus transparent de familiarisation. Les employés existants doivent savoir comment ils sont impliqués. Le processus donne une orientation claire.
2. Les chefs d'équipe doivent discuter de l'intégration à venir avec l'équipe et répartir les tâches aussi uniformément que possible. Dans le cas contraire, le sentiment d'injustice peut se transmettre au nouveau venu.
3. Idéalement, attribuez à chaque employé des tâches de son domaine de spécialisation qu'il peut bien transmettre avec peu de préparation.
4. Important pour l'acceptation de l'intégration dans l'équipe : Le chef d'équipe ou le patron doit également participer et prendre sa part. C'est aussi une forme d'appréciation : « L'intégration est l'affaire du patron.
5. Il est essentiel d'utiliser des listes de contrôle pour les différents départements lors de la formation de nouveaux employés. C'est la seule façon de s'assurer qu'aucun aspect important n'est oublié.
6. Rassemblez toutes les exigences du poste - y compris les choses qui sont censées être considérées comme allant de soi. Beaucoup ressort déjà de la description de poste. Le travail préalable permet également de bien cerner les attentes du salarié.
7. N'oubliez aucune formation nécessaire. Tous les employés qui viennent de terminer leur apprentissage ou leur université ne savent pas immédiatement comment quelque chose fonctionne.
8. Vous pouvez également créer des documents de formation, des instructions d'utilisation et des descriptions de processus. Des processus standardisés et des structures documentées facilitent le démarrage des nouveaux employés.
9. Nommer un mentor ou un mentor d'initiation. Cela réduit les requêtes des collègues et gagne la confiance plus rapidement. Les mentors ne devraient pas seulement avoir des connaissances, ils devraient aussi être capables de les transmettre.
10. Ne laissez pas les premiers jours au hasard. Faites un plan détaillé pour au moins la première semaine. Il donne une orientation, une structure et assure que la nouvelle personne "arrive" tout de suite.
11. Veuillez ne pas submerger les nouveaux employés. Au début, ils devraient profiter de la "protection des chiots", être capables de s'orienter et être autorisés à faire des erreurs.
12. Pendant le premier mois, interrogez chaque semaine les nouveaux employés sur leur intégration et leur satisfaction vis-à-vis du processus. Vous pouvez utiliser ces commentaires pour améliorer et développer continuellement le processus.
13. Prévoyez suffisamment de temps pour un retour (régulier) : nommez vos progrès et faites des critiques constructives afin que des méthodes de travail incorrectes ou dangereuses ne s'enracinent pas en premier lieu.

Accueil des nouveaux employés : liste de contrôle au format PDF

Les entreprises doivent considérer l'intégration de nouveaux employés comme un projet. Et comme tout bon projet, il faut une planification minutieuse. Dans ce cas, un soi-disant "plan de familiarisation". Celui-ci comprend également essentiellement trois phases : la préparation, le premier jour ouvrable et le temps qui suit (généralement la période d'essai). La liste de contrôle suivante devrait aider les entreprises à garder une trace et à ne rien oublier.

1. Préparation pour commencer le travail

informations envoyées ?
Aménagement du lieu de travail ?
➠ Les polycopiés ont-ils été préparés ?
collègues informés ?
➠ mentor/parrain nommé ?
➠ Comité d'entreprise informé ?
➠ Début des travaux connu ?
Présentation prévue ?
Avez-vous clarifié la façon de travailler ?

2. Le premier jour de travail

Salutation clarifiée ?
Pack de bienvenue mis en place ?
➠ Matériel d'information prêt ?
Cartes d'identité prêtes ?
Tâches assignées ?
sortir manger ?
Événements d'entreprise mentionnés?
➠ Avez-vous une discussion sur les commentaires ?

3. Le temps d'après

Une partie importante de la formation d'un nouvel employé est de transmettre la culture d'entreprise. Cela comprend les valeurs et l'énoncé de mission de l'entreprise, ainsi que les règles de base de coopération et de respect mutuel. Une grande partie de cela ne peut pas être transmise le premier jour de travail, mais apparaîtra dans le temps suivant. Il est important que le nouveau venu ne soit pas laissé seul. Les processus de travail et les progrès doivent être enregistrés, les questions qui se posent doivent être clarifiées et une assistance doit être à nouveau fournie. Ou en bref : effectuez un contrôle de réussite régulier pour voir si l'intégration est réussie et si le nouvel employé reçoit suffisamment de soutien. Cela dépend essentiellement de la réussite de la période d'essai par le salarié.

Vous pouvez télécharger la liste de contrôle en 3 parties pour la familiarisation ICI gratuitement au format PDF.