Clean Desk Policy : la protection des données par le minimalisme

Contenu

Principe de la politique de bureau propre : le problème
Politique de bureau propre : voici ce que les employés peuvent faire
plan
Protéger
Prendre
Définition de la politique de bureau propre : les avantages
Vous économisez temps et argent.
Vous mettez en œuvre la protection des données.
Ils font bonne impression.
Vous évitez les regards indiscrets.
Vous créez le calme.
Clean Desk Data Protection : la responsabilité de l'employeur
Modèle allemand de Clean Desk Policy : exemple de règles
Aperçu
validité
Des lignes directrices
observance
Mépris
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UNE Politique de bureau propre - en allemand : les directives d'utilisation pour le lieu de travail - attend des employés qu'ils rangent leur bureau à la fin de la journée de travail. Cependant, en fin de compte, c'est bien plus qu'un simple lieu de travail rangé et propre. Derrière cela se cache un principe qui conduit à organisation et donc une productivité accrue, ainsi que pour intimité contribue aux clients. Les entreprises doivent veiller à ce que les employés sachent exactement comment se comporter directives claires s'entraîner…

Principe de la politique de bureau propre : le problème

La Clean Desk Policy (CDP) est principalement utilisée dans les entreprises qui Partage de bureau respectivement Bureau chaud fonctionner, c'est-à-dire qu'aucun employé n'a de lieu de travail permanent, mais installe son ordinateur portable là où il y a de la place. Un lieu de travail bien rangé est absolument essentiel pour que cela se produise sans perdre de temps. En plus de supprimer les fichiers, cela inclut également les post-it, les cartes de visite et les clés USB.

À quoi ressemble votre travail quotidien - creuser Parcourez-vous tous les jours les documents sur votre bureau ? Ou est-ce que tout doit être soigneusement classé et trié avec vous ? Les opinions sur le principe du bureau propre et la politique du bureau propre diffèrent : certains voient le leur la créativité limité en elle - selon la devise : "Seul le génie gouverne le chaos", les autres le considèrent comme une nécessité indispensable.

Cela peut certainement être une question de l'industrie. S'applique donc aux emplois avec un augmentation du trafic client tels que les cabinets d'avocats, les cabinets médicaux ou les autorités, à un degré particulièrement élevé, le traitement des données personnelles.

Le problème est que ce Des données parfois librement accessibles restez allongé sur votre poste de travail - que ce soit pendant votre pause déjeuner, que ce soit après le travail, car vous n'avez peut-être pas terminé un processus. Les agents de sécurité et le personnel de nettoyage peuvent ainsi accéder à des informations qui devraient en réalité être sous clé.

Politique de bureau propre : voici ce que les employés peuvent faire

Les entreprises sont tenues de respecter les lois sur la protection des données. Mais il ne s'agit pas uniquement de données clients - les entreprises qui souhaitent se protéger de l'espionnage industriel peuvent également s'en sortir avec une stratégie correspondante. Pour commencer, cela aide les employés à obtenir le trois P de l'organisation du bureau clarifier:

plan
Dès le début du travail, vous devez planifier ce qui est nécessaire pour la journée en question. Seuls ces documents sont sélectionnés pour le travail - tous les autres sont classés.
Protéger
Protégez vos matériaux de travail en ne laissant rien traîner. Mettez les choses dans un dossier et rangez vos documents dans un tiroir. Aussi important : si vous utilisez un économiseur d'écran protégé par mot de passe, personne ne peut accidentellement apercevoir votre travail en passant.
Prendre
À la fin de la journée, rassemblez à nouveau tous les documents et rangez-les soigneusement. Les données sensibles doivent être dans des tiroirs verrouillables.

Les deux aspects les plus importants de ce principe, à savoir que Ranger et verrouiller, entrent déjà en jeu ici. Désormais, personne, sur le bureau de qui le « chaos créatif » régnait jusqu'à présent, ne devient du jour au lendemain un fanatique de l'ordre, car une certaine discipline est requise. Après tout, il n'y a pas une étagère pour chaque morceau de papier.

Une politique de bureau propre est utile afin que l'important puisse être séparé de l'insignifiant.

Définition de la politique de bureau propre : les avantages

Une politique de bureau propre est que moyen le plus simplepour protéger les données confidentielles - que ce soit d'autres employés ou de personnes extérieures. Les entreprises bénéficient également d'un CDP de plusieurs manières :

Vous économisez temps et argent.
La recherche montre que les employés passent en moyenne deux heures et demie par jour Trouver une information. Si vous convertissez cela à une taille d'entreprise de 300 personnes, cela représenterait 750 heures d'absence par jour pendant lesquelles les personnes ne travaillent pas de manière productive.

Un CDP signifie également que vous pouvez si possible Numériser des documentsafin que les employés puissent accéder à des dossiers portant des noms uniformes dans des emplacements de stockage fixes. Cela vous permet d'économiser sur les coûts de papier et de toner ainsi que sur la maintenance de l'imprimante.
Vous mettez en œuvre la protection des données.
Vos clients ont un droit à l'autodétermination informationnelle, qui fait partie du droit général Droits de la personnalité est. Celui-ci est à son tour protégé par l'article 2, paragraphe 1, en liaison avec l'article 1 alinéa 1 de la Loi fondamentale.
Ils font bonne impression.
Lorsque des visites d'entreprise inattendues ont lieu, un CDP est également payant. Une propreté et lieu de travail bien rangé rend votre entreprise beaucoup plus présentable et efficace.
Vous évitez les regards indiscrets.
Les employés laissent souvent des données sensibles telles que des mots de passe sur leur bureau. Des post-it sont souvent utilisés, sur lesquels les noms, numéros de téléphone et autres détails sont notés. Ces habitudes encouragent les employés malhonnêtes, mais aussi les agents de nettoyage et de sécurité Pour apercevoir des informationsqui devrait en fait leur être fermé.
Vous créez le calme.
Tout est à sa place. Si tout se trouve les employés peuvent se concentrer pleinement sur leur travail au lieu de chercher frénétiquement les documents dans un rapport. Sans oublier le début des travaux : un bureau bien rangé est indispensable plus accueillant qu'un désordonné.

Clean Desk Data Protection : la responsabilité de l'employeur

Pour que les employés puissent mettre en œuvre un CDP, un employeur doit également avoir les créer les conditions appropriées. Cela inclut de communiquer les nouvelles réglementations en conséquence, mais également de fournir une aide appropriée.

Cela peut être fait de telle manière que les employés soient encouragés à le faire, si possible s'abstenir d'imprimer. Pour ce faire, ajoutez une signature à chaque e-mail : Veuillez penser à l'environnement avant d'imprimer cet e-mail. L'avantage n'est pas seulement de travailler avec des fichiers numérisés, mais vous économisez de l'électricité et du papier et vous aidez à garder une trace des choses.

Lorsqu'il s'agit de sécuriser les données sensibles, bien entendu, des options de stockage appropriées doivent être disponibles. Tu peux le faire conteneur roulant verrouillable ou blocs-tiroirs. Les ordinateurs portables peuvent être sécurisés de manière appropriée avec des verrous afin qu'ils puissent rester sur la table.

Aidez vos employés à mettre en œuvre la politique de bureau propre en affichant, par exemple, des avis visibles. À la fin de la journée, vous devriez faire vérifier les travaux. Les employés qui ne respectent pas le CDP doivent d'abord le contacter L'inconduite sera notifiée, l'inconduite doit également être documentée. Si cela n'est pas observé trois fois, les conséquences préalablement définies devraient suivre.

Vous pouvez également récompenser les employés qui appliquent particulièrement bien les nouvelles directives Créer des incitations.

Modèle allemand de Clean Desk Policy : exemple de règles

Nous avons répertorié ici un modèle (en allemand) et un exemple à quoi pourrait ressembler une telle politique de bureau propre :

Aperçu
Afin d'améliorer nos règles de sécurité et de procéder conformément aux directives de protection des données, nous, NOM DE LA SOCIÉTÉ, introduisons une politique de bureau propre pour les lieux de travail assistés par ordinateur. Nous voulons nous assurer que les données sensibles et confidentielles, qu'elles soient stockées sur papier ou sous forme numérisée, soient conservées en sécurité lorsque le lieu de travail est vide.

Le but de ces directives est d'empêcher le personnel non autorisé d'avoir accès à ces données. De plus, les risques tels que la perte ou les dommages sont minimisés. Nous sommes guidés par le droit à l'autodétermination en matière d'information, conformément à l'article 2 alinéa 1 en liaison avec l'article 1 alinéa 1 de la loi fondamentale.
validité
Ces directives s'appliquent à tous les employés de la société NAME, indépendamment de leurs heures de travail contractuelles.
Des lignes directrices
Dès qu'un poste de travail est inoccupé pendant une longue période, la règle suivante entre en vigueur : Tous les documents sensibles et confidentiels doivent être retirés du bureau et rangés dans un tiroir ou un roll container. Ceci s'applique également aux supports de stockage tels que les clés USB ou les CD et DVD.

Tout déchet de papier contenant des informations sensibles ou confidentielles doit être éliminé dans le conteneur de déchets de données prévu à cet effet. Ces données ne doivent en aucun cas finir à la poubelle. En fin de journée de travail, les postes informatiques sont sécurisés.

Cela inclut que tous les ordinateurs portables, tablettes et périphériques de stockage de masse sont déposés et verrouillés dans des tiroirs ou des conteneurs roulants. Les clés respectives ne doivent pas être laissées sur le tiroir ou le conteneur à roulettes. Il en va de même pour les imprimantes et les télécopieurs : n'y laissez aucune donnée imprimée contenant des informations confidentielles.
observance
Le respect de ce règlement sera officiellement contrôlé par le SUPERVISEUR OU LE SERVICE sur une base aléatoire.
Mépris
Pour que ce règlement soit mis en œuvre avec succès, tout le monde doit aider. Si ces exigences ne sont pas respectées, des procédures disciplinaires seront engagées, pouvant même conduire au licenciement.

ENTREPRISE SIGNATURE, SIGNATURE DE L'EMPLOYÉ

PS : Vous pouvez également télécharger le modèle de politique allemande de Clean Desk ici - comme d'habitude - Télécharger gratuitement au format PDF.