Signature d'e-mail : règles pour la remarque finale

Contenu

Signatures d'e-mails : la situation juridique
Exemple de signature d'e-mail
Susanne Mustermann
Que signifient i.A., i.V. et ppa. dans la signature électronique ?
Les règles de signature les plus importantes
Qu'est-ce qui appartient à la signature?
Salutation et nom
Fonction et titre
Adresse et coordonnées
Adresse e-mail
Circonférence et longueur
Qu'est-ce qui n'appartient PAS à la signature ?
Slogans et devises
Faute de frappe
Graphiques et logos
Conseils de signature : comment ajouter des signatures
Perspectives
Gmail
WiseStamp
D'autres lecteurs trouvent ces articles intéressants

De nombreux e-mails ne se terminent pas aujourd'hui Avec mes meilleures salutations, mais avec un soi-disant Signature. Celui-ci contient non seulement des informations d'adresse, mais souvent aussi des informations juridiques. En attendant, les réglementations formelles doivent être respectées, notamment en ce qui concerne les e-mails professionnels. Et juste ça information obligatoire sont mieux enregistrées directement dans la signature, car des informations manquantes ou incorrectes pourraient être prévenues ...

Signatures d'e-mails : la situation juridique

Depuis 2007, les e-mails professionnels sont signalés comme Lettres commerciales vu, cela signifie : Les mêmes conditions s'appliquent à vos signatures qu'à la correspondance commerciale sur papier.

Alors le Signature de courrier des sociétés enregistrées contiennent les informations textuelles actuelles suivantes (les graphiques ou les liens vers les mentions légales ne sont pas autorisés) :

Nom de famille de la compagnie
forme juridique et siège
Tribunal d'enregistrement et numéro d'entreprise
Tout directeur général et les membres du conseil
Président du Conseil de Surveillance (si disponible)

Cependant, cela ne s'applique vraiment qu'aux Courriels de l'entreprise, Les particuliers ou les internautes qui ne gèrent pas d'entreprise enregistrée n'ont pas besoin d'y adhérer.

Bon nombre d'entre eux ont également mis une soi-disant signature à la fin de leur signature Avertissementqui vise la sensibilité des données contenues et la protection des données. Quelque chose comme ça peut aussi être utile dans la signature :

Cet e-mail contient des informations confidentielles et/ou protégées par la loi. Si vous n'êtes pas le bon destinataire ou si vous avez reçu cet e-mail par erreur, veuillez en informer immédiatement l'expéditeur et détruire cet e-mail. La copie non autorisée ainsi que la transmission non autorisée de ce courrier ne sont pas autorisées.

Ou en anglais :

Cet e-mail peut contenir des informations confidentielles et/ou privilégiées. Si vous n'êtes pas le destinataire prévu (ou si vous avez reçu cet e-mail par erreur), veuillez en informer immédiatement l'expéditeur et détruire cet e-mail. Toute copie, divulgation ou distribution non autorisée du contenu de cet e-mail est strictement interdite.

Même si tu le fais envoyer des mails privés uniquement, une signature peut vous valoir la peine. Elle a toujours l'air professionnelle et, en plus d'une salutation correcte, fait maintenant partie de la bonne forme et est souvent attendue.

Exemple de signature d'e-mail

Une signature email (professionnelle) parfaite pourrait ressembler à ceci :

Susanne Mustermann

Vice-président principal

"Ma devise ou un message pour le destinataire"

Mustermann SA
Exemple rue 12
D-12345 Ville fantastique

Téléphone : 0 12 34/5 67 89
Portable : 01 23/4 56 78 90
Courriel : [email protected]
Internet : www.mustermann.de

Numéro de registre : HRB 09876
Tribunal d'enregistrement : Tribunal de district de Phantasiestadt
N° d'identification TVA DE0123456
Directeur général : Peter Mustermann

Pour vous assurer que votre signature e-mail est reçue positivement, vous devez également en ajouter quelques-unes importantes réglementer que nous avons listé ci-dessous.

Que signifient i.A., i.V. et ppa. dans la signature électronique ?

Les abréviations i. A., je. V. ou ppa. Sont principalement utilisés dans Lettres commerciales et e-mails commerciaux utilisé. Ils indiquent au destinataire que l'expéditeur ou le signataire agit pour quelqu'un d'autre. Ils ont Les abréviations ont la signification suivante:

je. UNE. signifie : de la part de (pas "en général" - qui signifie "en général")
je. V. signifie : en procuration (pas pour "sur représentation")
pp. (également p.) signifie : via l'autorité de la procura (« Basé sur une procuration émise »)

Ce que beaucoup ne savent pas ou même sous-estiment : certaines des abréviations en ont une Effet juridique!

Voici comment les ajouts de signature et les abréviations montrent je. V. ou alors pp. l'expéditeur en tant que propriétaire d'un Procuration en dehors. Un tel e-mail est juridiquement contraignant pour la personne qui a donné la procuration.

L'abréviation i. A., en revanche, est relativement inoffensif. Il indique au destinataire que le signataire est appelé un Messager explicatif agit et avec lui aucune responsabilité pour le contenu de l'écrit prend le relais, c'est-à-dire qu'il n'apparaît à l'extérieur que « pour le compte » d'un tiers. Un courrier qui de la part de est signé, ne donne donc pas lieu à une transaction juridique contraignante.

Les règles de signature les plus importantes

Un particulièrement important Règle de signature se lit comme suit : La signature de l'e-mail doit être séparée du reste de l'e-mail à l'aide de la séquence de caractères « - » (moins, moins, espace). Ce soi-disant Ligne de séparation de signature Rend possible Client de messagerie (ou programme de messagerie) de reconnaître la signature en tant que telle et de la supprimer automatiquement en cas de réponse.

Aussi important: n'en faites jamais trop avec l'e-mail Marketing en votre nom. Motti libre de sens dans la signature du type "On ne voit clair qu'avec le coeur..." ou soi-disant Appel à l'action du type « lisez-moi, cliquez-moi, achetez-moi » ne coûtent pas seulement une précieuse sympathie - ils sont également ennuyeux.

Une signature est ni une affiche ni un bonus, mais un extrait de communication - aussi significatif que le swing de votre signature. Par conséquent, veuillez toujours choisir les ingrédients avec soin et sagesse ...

Qu'est-ce qui appartient à la signature?

Salutation et nom
Le prénom et le nom de l'expéditeur sont bien entendu obligatoires. Vous devriez éviter les salutations, car il est beaucoup plus charmant de les formuler individuellement (veuillez lire cet article). Il est cependant plus important de faire attention aux caractères spéciaux ou aux trémas et de les remplacer par des caractères de contrôle si nécessaire. Selon le programme de messagerie utilisé par le destinataire et dans quel pays il se trouve, cela peut produire des résultats inesthétiques.
Fonction et titre
Si vous n'avez pas l'intention d'envoyer des e-mails uniquement à des amis, il serait bon de dire brièvement (!) au destinataire à qui il a affaire, c'est-à-dire quel rôle vous avez dans l'entreprise ou quel rôle vous jouez la personne en question Écrivez à. Attention : évitez d'utiliser des titres cryptiques comme Chef de file des besoins. Cela sonne bien (et peut être vrai), mais personne ne peut rien imaginer à ce sujet. Si chère Réceptionniste comme Directeur des premières impressions.
Adresse et coordonnées
En plus du nom, ce sont les ajouts les plus importants à la signature. Outre l'adresse postale, le numéro de téléphone fixe et le numéro de téléphone portable (si vous ne souhaitez pas être appelé directement, indiquez le numéro du siège), cela inclut désormais également l'URL de votre propre site Web ou - si disponible - le lien vers le profil sur un réseau social tel que Xing, LinkedIn ou Twitter. À ce stade, une partie de l'auto-marketing peut être silencieuse.
Adresse e-mail
Au début, cela ne fonctionne que de manière redondante. Mais peut-être qu'il n'y a pas qu'un seul destinataire qui lit l'e-mail. Étant donné que l'adresse de l'expéditeur d'origine est perdue si vous la transférez plusieurs fois, vous devez la répéter dans la signature. De plus, les données de contact peuvent également être copiées plus facilement dans le carnet d'adresses si vous lisez le courrier sur votre smartphone.
Circonférence et longueur
Avec tous les ingrédients mentionnés, c'est comme un médicament : la dose fait le poison. Les lignes de signature ne doivent pas avoir plus de 60 caractères, sinon - en fonction du client de messagerie - des cassures inesthétiques seront créées. La signature totale ne doit pas dépasser une dizaine de lignes maximum, sinon cela apparaîtrait disproportionné dans le cas d'emails courts et comme si votre correspondance était en réalité un fil d'espace publicitaire. Il est également conseillé d'ajouter une ligne vierge à la fin de la signature afin qu'elle ne colle pas à la fin de l'email. Entre les deux, également, une ou deux lignes vierges assurent le relâchement et la clarté. Mais pas entre chaque ligne, s'il vous plaît.

Qu'est-ce qui n'appartient PAS à la signature ?

Slogans et devises
Les proverbes sont populaires, mais devraient - le cas échéant - être choisis avec soin. Humour du genre "Ce message est 100 pour cent biodégradable" ou alors "Ce message se détruit au bout de 10 secondes" peut vous faire sourire la première fois que vous le lisez, mais il s'use. Et plus de tels slogans sont utilisés, plus l'expéditeur apparaît infantile. Elle jette également un doute sur le sérieux de bien des demandes.

dictons comme "L'erreur est principalement devant l'appareil" sont même un affront pour le destinataire. Bref : il y a plus à dire pour s'en passer que pour s'en servir.

Mais ce qui est certainement possible, c'est un message positif et personnel au destinataire tel que : « Je suis heureux de répondre à toutes vos questions. Ne hésitez pas à me contacter."
Faute de frappe
Certes, c'est une ruée. Néanmoins, on ne soulignera jamais assez que les modules de texte automatisés (tels que les e-mails d'absence du bureau) doivent être exempts d'erreurs. Enfin, le texte pourrait être soigneusement préparé et corrigé. C'est comme une carte de visite : toute personne qui se trompe dans l'e-mail laisse entendre qu'elle fait la même chose pour des choses plus importantes.
Graphiques et logos
Soyez prudent avec les images. Ils n'augmentent pas seulement inutilement le volume de données du courrier. Ils ne sont pas non plus affichés par tous les programmes de messagerie, mais uniquement lorsqu'ils sont volontairement rechargés. Jusque-là, le courrier a l'air moche. Et de nombreux pirates informatiques utilisent également de tels fichiers image pour transmettre des logiciels malveillants. Ne rendez donc pas le destinataire inutilement nerveux.

Conseils de signature : comment ajouter des signatures

La question qui reste est de savoir comment ajouter une signature de courrier électronique dans votre client de messagerie ou programme de messagerie respectif. Malheureusement, cela n'est pas réglementé de manière uniforme, vous pouvez donc utiliser le Fonction signature doit parfois chercher minutieusement. Dans ce qui suit, nous allons vous montrer comment configurer ou ajouter une signature aux trois services de messagerie les plus populaires :

Perspectives
Cliquez sur le menu Outlook Suppléments et jusqu'à Options puis sur l'onglet Format Email. Le point le plus bas est Signatures. Lorsque vous y arrivez, l'élément de menu Sélection de signatures respectivement Nouveau cliquez, vous pouvez saisir directement votre propre texte ou modifier la signature existante. Il est également possible (et souvent plus pratique) de pré-formater la signature dans Word puis de la transférer par copier-coller. Mais vous pouvez également y intégrer votre carte de visite Outlook déjà créée ou des outils Web. Activez enfin le champ Ajouter des signatures à tous les messages sortants. Fini.
Gmail
Pour ajouter une signature à Googlemail, cliquez sur le champ en haut de votre compte Paramètres, la zone est alors approximativement au milieu de la nouvelle page Signature. Si vous saisissez un texte dans le champ vide, il sera automatiquement ajouté à tous les e-mails sortants. Cependant, le codage HTML n'a pas encore fonctionné de cette manière. Malheureusement, il faut faire un détour pour le faire. Voir point suivant...
WiseStamp
Avec ce plugin relativement récent, vous pouvez intégrer des signatures multifonctionnelles dans tous les clients de messagerie courants que vous gérez via votre navigateur, y compris Gmail. L'outil WiseStamp permet d'utiliser le codage HTML et les couleurs ainsi que divers liens vers les réseaux sociaux ou le flux RSS de votre propre blog d'être intégré. Pratique : Après l'installation, WiseStamp crée une case à cocher dans le coin inférieur droit du navigateur, qui peut être utilisée pour modifier tous les paramètres à tout moment. L'intégration du courrier s'effectue automatiquement dès que vous rédigez un nouveau courrier dans la fenêtre du navigateur.