Questionnaire personnel : Ces questions sont (non) autorisées

Contenu

• Questionnaire personnel : qu'apporte-t-il ?
• Limites pour les questionnaires du personnel
• Questions recevables et irrecevables dans le questionnaire personnel
• Les questions autorisées dans le questionnaire personnel sont des questions
• Renseignements personnels
• Formation professionnelle
• Données de sécurité sociale et caractéristiques de déduction d'impôt sur les salaires
• prestations d'accumulation de capital
• Clause de non-concurrence
• Certificats requis
• Questions irrecevables dans le questionnaire personnel
• invalidité
• Santé et maladies
• grossesse
• Appartenance à un syndicat ou à un parti
• situation financière
• Dossier criminel
• Comment répondre aux questions irrecevables ?
• Qui peut voir mon dossier personnel ?

Le questionnaire personnel aide les employeurs à collecter et à traiter les informations de leurs employés de manière systématique. Certaines entreprises font remplir le questionnaire personnel avant l'entretien. Cela peut toutefois être problématique, car toutes les questions ne sont pas autorisées - du moins avant l'embauche de l'employé. Nous expliquons de quelles questions il s'agit et ce que les employés doivent savoir sur le questionnaire du personnel ...

Questionnaire personnel : qu'apporte-t-il ?

Le questionnaire du personnel demande et enregistre les données et informations pertinentes sous une forme standardisée. Il est utilisé par les entreprises lors de l'embauche de nouveaux employés. Cela devrait réduire la charge de travail du service RH et garantir qu'aucune chose importante n'est oubliée.

Les employeurs exigent l'approbation du comité d'entreprise conformément à l'article 94 de la loi sur la constitution des entreprises (BetrVG), si un questionnaire personnel doit être utilisé.

Cependant, l'employeur n'est pas autorisé à demander à sa discrétion toutes les informations du questionnaire personnel qui l'intéressent. Le législateur donne ici des orientations claires.

Limites pour les questionnaires du personnel

Les employés veulent en savoir le plus possible sur les candidats ou les employés afin d'avoir une image complète. Néanmoins, il existe des limites claires à ce qui peut être interrogé et à quelles informations ne concernent pas l'entreprise.

Les questions ne sont pas autoriséesqui affectent les droits personnels de l'employé. Cela peut faire une différence que le questionnaire personnel soit déjà rempli pour l'entretien ou présenté à un employé qui a déjà été embauché. En fonction de cela, la question de la dénomination, par exemple, est autorisée ou non.

En règle générale, un demandeur ne peut pas être interrogé sur sa communauté religieuse. Les exceptions sont, par exemple, les hôpitaux confessionnels ou les institutions religieuses caritatives. Dans le cas des salariés déjà employés, en revanche, les entreprises doivent connaître leur appartenance religieuse afin de payer l'impôt ecclésiastique.

Questions recevables et irrecevables dans le questionnaire personnel

Les employés, mais aussi certains employeurs, ne savent pas quelles questions peuvent figurer dans le questionnaire du personnel et lesquelles ne le sont pas. Pour une meilleure compréhension, nous avons donc créé un aperçu :

Les questions autorisées dans le questionnaire personnel sont des questions

• Renseignements personnels

  Cela comprend le nom et le prénom, l'adresse, la date de naissance et l'état matrimonial. Afin de pouvoir payer le salaire en fin de mois, l'employeur a également besoin des coordonnées bancaires de son salarié.

• Formation professionnelle

  Les informations qui peuvent être demandées à l'employeur ici sont les diplômes de fin d'études, la formation ou les études professionnelles, les qualifications spéciales, les formations avancées et avancées, mais aussi les références scolaires et professionnelles des précédents employeurs. Des compétences en langues étrangères peuvent également être demandées.

• Données de sécurité sociale et caractéristiques de déduction d'impôt sur les salaires

  C'est une information importante pour les salariés : Le numéro de sécurité sociale, le numéro d'identification fiscale, la classe fiscale, les allocations et l'assurance maladie doivent être connus pour que tout se passe bien avec la paie.

  
  

• prestations d'accumulation de capital

  Le service de la paie doit également savoir si l'employé a accepté une rémunération différée ou d'autres avantages constitutifs de capital afin que les cotisations puissent être payées correctement.

  Par conséquent, des informations sur le montant, les coordonnées du bénéficiaire et le début des prestations constitutives de capital peuvent être demandées dans le questionnaire personnel.

• Clause de non-concurrence

  Surtout si l'ancien employeur est un concurrent, le nouvel employeur potentiel peut demander s'il existe une clause de non-concurrence. A strictement parler, le demandeur doit signaler une clause de non-concurrence existante même sans y être invité.

Certificats requis

En plus des questions mentionnées, des papiers et des certificats peuvent également être demandés dans le cadre de la création du questionnaire personnel. Ceci est également dans l'intérêt légitime de l'employeur et est donc admissible.

Vers les certificatsqui sont également requis par le service de la paie comprennent :

• Contrat de travail
• Attestation d’affiliation de la caisse maladie ou attestation d’assurance maladie privée
• Copie de la carte de sécurité sociale
• Attestation de déduction fiscale
• Attestation d'inscription (pour les étudiants)
• Déclaration de consentement pour la transmission électronique des certificats

Questions irrecevables dans le questionnaire personnel

• invalidité

  Les questions sur un handicap ou un handicap grave peuvent entraîner des problèmes avec la loi générale sur l'égalité de traitement (AGG). La discrimination fondée sur un handicap doit être évitée.

  Un employeur ne peut demander si le candidat souffre de problèmes physiques ou mentaux qui pourraient nuire à l'exécution des tâches que s'il s'agit d'une condition préalable importante pour l'emploi.

• Santé et maladies

  Dans la plupart des cas, la santé est une affaire privée et n'est pas l'affaire de l'employeur. Cependant, il peut y avoir des exceptions ici aussi. En cas de maladies contagieuses, l'entreprise doit être informée afin que le devoir de vigilance envers les autres salariés puisse être accompli.

• grossesse

  On pose cette question encore et encore aux candidats - mais ce n'est pas permis. Tant dans l'entretien d'embauche que sur le questionnaire personnel. Dans l'entretien, vous pouvez même mentir à la question. Cela s'applique même dans le cas où un candidat postule à un poste de représentation de grossesse

• Appartenance à un syndicat ou à un parti

  Cette question est irrecevable car elle pourrait désavantager les membres du syndicat et du parti. Une exception, cependant, est lors de la demande à un syndicat (analogue à un parti). Dans ce cas, l'employeur peut demander si le demandeur est organisé en syndicat.

• situation financière

  Le patrimoine privé du salarié n'intéresse pas l'employeur. Dans certaines circonstances, cependant, cette question peut être admise si le candidat postule à un poste dans lequel il doit traiter avec le capital de l'entreprise. La question peut également être autorisée dans les secteurs où la corruption et les tentatives de corruption se produisent de temps à autre.

• Dossier criminel

  Les éventuels casiers judiciaires appartiennent à la vie privée du demandeur et sont donc tabous lors de l'entretien. Mais ici aussi, il y a une exception s'il y a une référence claire au poste annoncé : les délits contre les biens parmi les employés de banque ou les infractions routières répétées parmi les taxis et les automobilistes peuvent être interrogés.

Comment répondre aux questions irrecevables ?

Si l'employeur pose une question inadmissible lors de l'entretien, le candidat n'a pas à y répondre. Cependant, il se rend suspect. Par conséquent, les tribunaux l'autorisent également si le demandeur donne une réponse incorrecte (BAG, 21 février 1991 - 2 AZR 449/90).

Un mensonge dans l'entretien d'embauche ne donne pas à l'employeur le droit de contester rétroactivement le contrat de travail pour fausse déclaration (article 123 BGB). Si, en revanche, le demandeur répond incorrectement à une question recevable, le salarié a le droit de faire appel. Si le tribunal accueillait sa demande, le contrat de travail serait nul et non avenu.

Qui peut voir mon dossier personnel ?

Le questionnaire personnel se retrouve généralement dans le dossier du personnel. Cependant, il existe une obligation de conserver les dossiers du personnel uniquement dans la fonction publique. Le contenu n'est pas non plus réglementé en détail.

Néanmoins, les informations sont confidentielles. S'il existe un dossier personnel, l'employeur doit s'assurer que ces données sont protégées contre l'accès par des tiers non autorisés. S'il y a un certain nombre d'employés dans l'entreprise, un délégué à la protection des données en est responsable.

Le groupe de personnes autorisées à consulter les dossiers du personnel comprend :

• L'employé lui-même
• L'employeur
• Le responsable RH

En dehors de ces personnes, personne n'a dans un premier temps le droit d'inspecter le dossier du personnel. Les informations que vous fournissez dans le questionnaire personnel ne sont donc visibles que par quelques-uns.