Plan d'urgence : conseils sur la structure et le contenu + modèle gratuit

Contenu

Qu'est-ce qu'un plan d'urgence ?
Événements catastrophiques
Dommages potentiels
La planification d'urgence comme sécurité au travail
Plan d'urgence dans le cadre de la sécurité économique
Faire un plan d'urgence : 3 éléments importants
Modèle : À quoi ressemble un plan d'urgence ?
Conseils et liste de contrôle pour le plan d'urgence
Pensez au pire des cas
Passer par les points névralgiques
Préparer activement le plan d'urgence
Utiliser la crise comme une opportunité
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L'inattendu arrive souvent ! Un plan d'urgence peut être le sauvetage nécessaire si tout va mal. Cela s'applique à une situation dangereuse dans l'entreprise, dans la gestion de la qualité, dans l'informatique ou en privé, si vous prévoyez quelque chose. Après tout, la loi de Murphy dit déjà : « Tout ce qui peut mal tourner va mal. » Il est bon d'être préparé et d'avoir un plan d'urgence en poche. Nous montrons pourquoi vous devriez faire un plan d'urgence et à quoi cela peut ressembler ...

Qu'est-ce qu'un plan d'urgence ?

Il n'y a pas de définition unique de ce qu'est un plan d'urgence. Habituellement, il s'agit généralement d'un plan qui prend effet en cas d'urgence. De telles urgences peuvent être….

Événements catastrophiques

Cela affecte l'intégrité physique, mais bien sûr l'infrastructure opérationnelle peut également en souffrir massivement, de sorte qu'à la fin la survie économique d'une entreprise est également menacée. Par exemple, il y a un risque de :

Les feux
Explosions
Les accidents
Désastres naturels

Dommages potentiels

Cependant, un plan d'urgence peut également être nécessaire afin d'éviter une crise économique à temps. Les scénarios possibles sont :

Un fournisseur abandonne au pied levé.
La qualité d'une livraison ne répond pas aux normes.
Les délais ne sont pas respectés.
Les programmes informatiques ne fonctionnent pas comme prévu.
Le client annule une idée à court terme ou a des demandes de changement majeur.
Une promesse orale n'est pas tenue.

La planification d'urgence comme sécurité au travail

En matière de sécurité au travail, la terminologie va des plans d'urgence aux plans d'alarme, en passant par les plans d'évacuation et de sauvetage et les plans d'itinéraire d'urgence. Peu importe ce qui est planifié, conçu et organisé, certaines choses ne peuvent pas être prises en compte ou prédites. Les catastrophes peuvent facilement résulter de coïncidences ou d'enchaînements malheureux. Dans le même temps, il y a toujours eu des accidents dramatiques dans le passé qui auraient pu être évités grâce à une planification minutieuse.

Diverses lois et réglementations aident à éviter les dangers évitables. Par exemple, la loi sur la santé et la sécurité au travail, la loi sur la sécurité au travail, l'ordonnance sur le lieu de travail ou le règlement sur la prévention des accidents. Et enfin, le devoir de diligence de l'employeur, qui découle du Code civil allemand.

Tout cela signifie que les employeurs sont tenus de tout mettre en œuvre pour garantir cette sécurité à leurs employés. Cela inclut la notification immédiate des employés afin qu'ils puissent se mettre en sécurité en cas d'urgence. Si, par exemple, un incendie se déclare, cela est signalé par un signal d'urgence acoustique ou visuel. Celui-ci est déclenché soit par observation (quelqu'un signale un incendie, appuie sur un bouton d'alarme) ou lorsque certaines valeurs limites sont atteintes (un appareil de mesure détecte des valeurs seuils divergentes). Un plan d'urgence n'est pas seulement un signe de « bonne volonté », c'est une nécessité légale. Ceci est précisé par l'ordonnance sur le lieu de travail avec l'obligation de fournir un plan d'évacuation et de sauvetage. En même temps, elle est silencieuse sur les détails.

Plan d'urgence dans le cadre de la sécurité économique

Les projets sont soigneusement planifiés et préparés, des accords sont conclus, les détails sont pris en compte et les progrès sont surveillés. Néanmoins, tout le monde le sait par expérience : presque rien ne se passe exactement comme prévu. Parfois, de petits changements sont nécessaires, mais surtout dans le travail, il arrive encore et encore qu'une pièce doive être complètement repensée de manière soudaine et inattendue. C'est là qu'intervient le plan d'urgence. C'est l'alternative en cas de problème, l'as dans votre manche, une simulation réfléchie avec une solution adaptée.

Un plan d'urgence va au-delà d'un plan B. Il fournit non seulement une deuxième option, mais traite des scénarios très spécifiques dans lesquels des problèmes pourraient survenir. Une entreprise doit toujours penser économiquement : une marque et un gros client insatisfait peuvent constituer un risque pour la pérennité de l'entreprise - et donc pour les employés. Il est vrai qu'il y a toujours la possibilité de s'assurer contre les pannes ou les influences environnementales. Mais même si les faits sont clairs, cela peut prendre un certain temps jusqu'à ce que l'argent soit sur le compte.

Faire un plan d'urgence : 3 éléments importants

L'objectif est toujours d'éviter des dommages physiques et économiques, dans certains cas l'un peut causer l'autre. Un bon plan de contingence se compose donc des éléments suivants :

La prévention: Tout ce qui doit être fait pour éviter une urgence.
Intervention: Toutes les mesures pour éviter les dommages les plus importants possibles aux personnes, à l'environnement et à l'entreprise.
Postvention : Évaluation des dommages, analyse et, si nécessaire, amélioration du plan d'urgence existant.

Modèle : À quoi ressemble un plan d'urgence ?

Vous vous demandez probablement ce qu'il faut considérer si vous voulez créer un plan d'urgence pour certains projets. Quelles alternatives et solutions proposées doivent être enregistrées ? Avec qui partager mon plan d'urgence ? La bonne nouvelle : vous n'êtes lié par aucune directive lors de la création d'un plan d'urgence. Ce n'est pas un document officiel, il n'y a pas de contenu clairement défini. Le plan d'urgence est plutôt un signe de votre engagement personnel, de votre clairvoyance et de vos compétences en résolution de problèmes.

L'apparence exacte de votre plan d'urgence dépend de vous. Cependant, si le plan d'urgence est réellement utilisé parce que la planification initiale pourrait échouer, un peu de structure peut aider. Le modèle suivant montre un exemple des domaines dans lesquels vous pouvez subdiviser un plan d'urgence afin de conserver une vue d'ensemble.

Projet	Fixer un objectif	Problème possible	Personne de contact	solution
Pitch pour le client principal	Recevoir la commande, sécuriser les ventes	Présentation pas prête à temps	M. Müller, Mme Kamps	Créer une présentation de sauvegarde
Augmentation de la production au troisième trimestre	37,5% de production en plus	Goulots d'étranglement de livraison chez le fournisseur actuel	Mme Schmitz	Contacter des fournisseurs alternatifs, vérifier les offres et les conditions
Mise en place d'un nouveau système CRM	Plus facile à utiliser, introduction et formation rapides	Fonctions insuffisantes	M. Konrads	Vérifiez un autre système, comparez la gamme de fonctions

Le modèle de plan d'urgence peut également être téléchargé ici gratuitement sous forme de fichier PDF ou de document Word.

Conseils et liste de contrôle pour le plan d'urgence

Préserver la sécurité au travail et la baisse des ventes est une chose. Peu de gens se préoccupent d'un plan d'urgence privé, comme un mandataire de soins de santé. En tant que propriétaire d'une entreprise, un entrepreneur donnera procuration à diverses personnes. Nous avons donc rassemblé quelques conseils supplémentaires pour le plan d'urgence, qui fonctionnent également comme une sorte de liste de contrôle, auxquels vous devez faire attention :

Pensez au pire des cas

Les pensées négatives et le pessimisme constant sont nuisibles. Cependant, c'est exactement ce que vous devez faire pour un plan d'urgence. Ne présumez pas que tout ira bien, imaginez le pire des cas. Qu'est-ce qui peut potentiellement mal tourner ? Quels risques ont pu être négligés ou mal évalués ? Ce n'est qu'en pensant de manière critique que vous pouvez élaborer un plan d'urgence qui couvre les scénarios possibles.

Passer par les points névralgiques

Dans un projet, il y a généralement plus d'un point où quelque chose peut mal tourner. Un plan d'urgence global couvre donc toute une série de sources d'erreur. Jetez un œil à l'ensemble du projet et demandez-vous : à quels moments des complications peuvent-elles survenir ? Vous êtes donc prêt quoi qu'il arrive.

Préparer activement le plan d'urgence

Il est bon que vous réfléchissiez à des scénarios dans votre plan d'urgence. Cependant, un plan d'urgence ne devient vraiment efficace et réellement utile que s'il est immédiatement prêt à l'emploi. Dans le modèle ci-dessus, il ne suffit pas de penser Peut-être qu'il y a des problèmes avec la présentation. Ce n'est que lorsque vous avez un remplacement prêt qui peut être utilisé immédiatement que le plan d'urgence est complet.

Utiliser la crise comme une opportunité

Le terme suggère déjà : si un plan d'urgence est nécessaire, le stress et parfois même la panique sont à l'ordre du jour. Une urgence typique, une crise majeure, un problème énorme qui doit être résolu de toute urgence. Tout le monde préférerait empêcher tout cela. Mais c'est aussi comme ça : chaque crise offre d'énormes opportunités de se faire un nom. Cet effet augmente encore si personne ne s'attend à ce qu'il y ait un plan d'urgence. Peut-être vous semble-t-il une perte de temps d'attendre tranquillement l'inattendu et d'élaborer quelques stratégies de crise une fois le travail terminé.

Peut-être que ceux-ci ne seront jamais utilisés. C'est de la malchance. Mais si vous le faites, votre heure est venue. Certaines carrières réussies ne reposent que sur quelqu'un qui a un atout dans sa manche et qui le joue au bon moment. Deux exemples pour illustrer cela :

Le projet client doit être terminé la semaine prochaine, sinon il y a un risque de lourdes pénalités contractuelles. Toutes les forces disponibles travaillent d'arrache-pied - puis une vague de grippe éclate. Deux employés informatiques clés sont au lit avec de la fièvre. Le patron commence à se débattre avec la faillite, alors voilà : purement prophylactique, vous avez contacté trois agences d'intérim. Tous trois peuvent encore envoyer des travailleurs de remplacement qualifiés aujourd'hui. Votre patron pousse un soupir de soulagement, à la fin de la semaine, vous recevrez un énorme bonus.
Trois heures avant la réunion. Si votre entreprise attrape ce client, les ventes pour l'année à venir sont assurées. Puis le téléphone sonne : l'imprimerie, qui devait s'occuper de tous les dossiers de présentation, annule au pied levé. Aucune capacité. Et le remarquent-ils seulement maintenant ? Une catastrophe! Votre patron tourne sous les couvertures. Les collègues feignent la sympathie et jouent à la panique. Pas toi. Vous allez à votre bureau et sortez une liste de fournisseurs alternatifs qui peuvent livrer une brochure décente en une heure. Bien sûr, vous avez également vérifié les conditions et les différences de conception ...

Avec un plan d'urgence, vous devenez un sauveur en cas d'urgence, un employé tourné vers l'avenir qui a pensé à toutes les éventualités et qui apporte déjà une solution si tout le monde continue de se blâmer les uns les autres. Créer un plan d'urgence et l'avoir en main est donc un investissement. Cela ne rapporte pas toujours et vous proposerez des solutions qui restent inutilisées dans le tiroir - mais le moment venu, l'effort supplémentaire est payant.