Listes de tâches : astuces pour plus de productivité

Auteur: Laura McKinney
Date De Création: 2 Avril 2021
Date De Mise À Jour: 7 Peut 2024
Anonim
Listes de tâches : astuces pour plus de productivité - Carrières
Listes de tâches : astuces pour plus de productivité - Carrières

Contenu

Listes de tâches sont le classique absolu pour plus de productivité. Ils sont l'antidote au monde complexe et surchargé de l'information, des conversations et des applications. Une simple série de tâches et de points, clairement écrits et prêts à être cochés. Les listes de tâches sont extrêmement simples et ont pourtant un grand effet. Certaines personnes parviennent à peine à faire quoi que ce soit sans une liste de tâches. Mais pourquoi les listes de tâches à faire sont-elles un modèle psychologique réussi depuis des générations ? Mais pourquoi avons-nous besoin de telles listes de tâches ? Pourquoi ont-ils été un modèle psychologique réussi depuis des générations ? Qu'ils soient simples est bien sûr un facteur, mais les raisons psychologiques vont au-delà. C'est pourquoi des listes de choses à faire et des conseils pour un travail de mise en œuvre réussi...

Listes de choses à faire : la recette simple du succès

Le concept et l'idée d'une liste de choses à faire n'a pas besoin d'une longue explication : c'est un liste claire des tâchesque vous voulez ou devez faire.


Le but de telles listes de tâches est principalement en termes de temps et Autogestion. Ceci devrait tâches à venir collectées, pondérées et triées selon leur pertinence devenir. Cela vous donne un aperçu de la charge de travail ainsi que du travail lui-même, ou de ce qui a déjà été fait.

En même temps, à l'aide d'une liste de choses à faire, vous pouvez voir très rapidement ce que vous avez, par exemple, créer en une journée doit ou peut et ainsi éviter la surcharge ou la sous-charge. Vous obtenez un aperçu clairement structuré des projets à venir ou des tâches urgentes.

Les listes de tâches sont à la fois :

  • UNE Plan de tâches et
  • à qui Contrôle de réussite

Il y a des listes pour tout : listes d'invités, listes de dons, listes de questions, listes de membres, listes électorales et d'électeurs, bulletins de paie, listes de personnes recherchées, listes d'attente, listes d'inventaire, listes interdites, listes de classement ou listes de souhaits... Internet regorge de soi-disant Listicles. Et ils ont tous un point commun : on les aime.


Les classements, les tableaux et les hit-parades ont toujours fasciné et intéressé les gens. Pour plusieurs - bonnes - raisons. Nous en avons identifié 10 seuls, les avons distillés et - comment pourrait-il en être autrement avec ce sujet - les avons préparés sous forme de liste : Lire le 10 raisons pour lesquelles nous aimons les listes…

Dieu nous a montré comment le faire.

Quand Dieu a voulu communiquer sa volonté aux gens, il leur a donné dix commandements en chemin. En fait, il y en avait beaucoup plus. Mais ces dix sont les plus importantes - et donc probablement les plus connues.

Même ceux-ci obéissent à un classement. Alors Jésus lui-même a restreint : Les deux commandements les plus importants sont : Vous devez aimer votre Seigneur et Dieu de tout votre cœur et votre prochain comme vous-même. Et si Dieu lui-même aime les listes - qui sommes-nous pour les rejeter ?



Les listes réduisent la complexité.

Les listes simplifient énormément la charge de travail, surtout lorsqu'il s'agit de rendre les produits plus comparables. La Stiftung Warentest recourt régulièrement à ce principe : au lieu d'éternels gaspillages de textes décrivant ce que tel ou tel produit peut (ou ne peut pas) faire, l'équipe éditoriale définit les critères de consommation les plus importants, les vérifie et les évalue et résume les résultats de manière claire. Table ensemble.

Les rapports d'état et les tableaux Excel ne font souvent rien d'autre.

Les listes organisent le chaos.

Nous vivons à une époque de surcharge d'informations - afin de ne pas être égal à Gonflage du contenu ou même Infoterreur parler. L'univers entier, semble-t-il parfois, est plein de coïncidences insensées et de séquences chaotiques. Les listes résolvent ce gâchis (du moins en apparence) - même si, il est vrai, certaines choses ne peuvent pas être facilement intégrées dans une liste.


Mais même si les pommes et les poires ne peuvent être comparées, elles existent en harmonie paisible sur une liste des fruits les plus populaires.

Les listes se popularisent.

Qui est numéro un dans les charts allemands ? Comment s'appellent les 500 personnes les plus riches du monde ? Qui est le blogueur alpha allemand ? Qui est chaud - qui ne l'est pas ? Les classements sont ambivalents : ils répondent à notre besoin de compétition et de comparabilité. Celui qui les dirige a le nimbe d'un gagnant.

La deuxième dimension est d'apparaître sur de telles listes : quiconque a écrit un livre veut généralement apparaître sur une liste de best-sellers à un moment donné - et voir où en sont les autres. Parfois, cependant, il vaut mieux ne pas être mentionné du tout, par exemple lorsque vous êtes classé 100e sur une liste des 100 meilleurs. A moins qu'il ne s'agisse d'une liste négative, par exemple celle du 100 hommes les moins sexy du monde.


Les listes facilitent la mémorisation.

L'exemple le plus simple est probablement la liste de courses : œufs, beurre, sucre, lait - qu'est-ce que je voulais acheter tout de suite ?

Mais les recettes et les classements qui viennent d'être décrits aident aussi à mémoriser l'essentiel. À propos des chansons les plus populaires des années quatre-vingt. Ou les Greatest Hits de 2000. Appliqués systématiquement et de manière ciblée, ils peuvent faire encore plus. Ce qui mène directement au point suivant...

Les listes empêchent la procrastination.

Surtout si c'est une liste de choses à faire. Leur but est principalement l'autogestion, dans laquelle les tâches à venir sont pondérées et triées en fonction de leur pertinence. Cela vous donne un aperçu de la charge de travail ainsi que du travail lui-même, ou de ce qui a déjà été fait. Vous pouvez également voir rapidement ce que vous devez ou pouvez faire pendant la journée et ainsi éviter le surmenage ou la sous-charge. Terminé est simplement coché...

Des listes amusantes.

La vie est courte - heureusement, les listes le sont aussi. Cela le rend non seulement extrêmement convivial, mais cela permet également de gagner du temps et de créer de la distraction et de l'amusement. Surtout si les listes ne sont pas conçues trop sérieusement. Par exemple une liste des garnitures de saucisses les plus populaires, un hit-parade des pires poissons d'avril de tous les temps, un classement des présentations PowerPoint les plus stupides, des pires managers ou des accidents sexuels les plus embarrassants.


De tels aperçus ne répondent pas vraiment à un besoin d'information et entrent plutôt dans la catégorie connaissances inutiles - mais avec une valeur de divertissement si élevée qu'il existe maintenant des sites Web dédiés.

Les listes sont difficiles.

l'employeur le plus populaire d'Allemagne ; les meilleures universités ; suis-je sexy - de telles listes sont motivantes. Certainement certaines personnes plus que d'autres. Mais surtout dans la vie économique, dominée par la concurrence et les luttes pour les clients, les parts de marché et les talents, ils interpellent les acteurs pour au moins défendre leur position et leur statut. Et last but not least, les listes sont une partie importante de l'image de marque.

Les listes nous interpellent.

Soyons honnêtes : aimez-vous lire des listes avec lesquelles vous êtes d'accord à 100 % ? Juste.


Les listes sont une offre merveilleusement compacte pour la contradiction et la discussion. Ils encouragent les lecteurs à rechercher de meilleurs exemples. C'est pourquoi les listes ne sont cohérentes que si elles contiennent des erreurs mineures.

Les listes rendent le leader de liste populaire.

Parce que les gens aiment les listes pour les raisons déjà mentionnées, elles attirent beaucoup d'attention sur l'auteur de ces hit-parades - un fait que les journaux et les magazines en particulier utilisent à maintes reprises. Mais les blogueurs aussi.

Et comme peu de nombres sont apparemment plus puissants que de nombreux mots, les listes incitent les lecteurs à lire chaque texte jusqu'à la fin, peu importe à quel point le sujet est trivial. Comme cette liste le prouve aussi...

Différentes formes de la liste ToDo

Il existe une grande variété de listes de tâches façonner: sous forme de liste à jeter, sous forme de feuille de calcul Excel, sous forme de liste de courses.


Le plus simple Forme d'une liste de choses à faire est un tableau à une seule colonne : première, deuxième, troisième, ... Certains sont plus complexes, les auteurs utilisent des dossiers sur leur bureau ou des applications sur leurs smartphones. D'autres consistent simplement en quelques lots Post-it sur la porte du réfrigérateur.

Les formes classiques de la liste ToDo, cependant, sont :

  • La liste de choses à faire simple

    le liste de choses à faire simple se compose soit d'une seule colonne, soit d'une simple Tableau à deux colonnes: Les tâches à accomplir sont inscrites à gauche, l'échéance dite, c'est-à-dire la dernière heure à laquelle la tâche doit être terminée, à droite. La deuxième colonne donne généralement déjà le priorités vor : Ce qu'il reste peu de temps est sur la liste.


    Inversement : ce qui est fait est simplement coché sur cette simple liste de tâches ou (comme dans notre exemple ci-dessus) barré.

  • La liste de tâches étendue

    La dite liste de tâches étendue entre les colonnes existantes de la liste simple contient également une zone dans laquelle l'effort (temps) probable est estimé. Ceci est particulièrement important dans la gestion de projet, car il se peut que les projets avec un niveau d'effort élevé doivent également être supervisés par plusieurs employés.

    Il est judicieux de laisser une marge de temps entre l'effort et la date limite - après tout, vous ne savez jamais ce qui se passera entre les deux. Ici aussi, les points déjà complétés sont simplement cochés ou barrés.


  • La liste de choses à faire complexe

    Cependant, de telles listes de tâches peuvent également être créées rapidement. plus complexe si vous ajoutez les ressources nécessaires, les domaines de responsabilité des employés individuels et autres en plus des tâches, le temps et les délais estimés. L'effet est encore plus apparent lorsque vous commencez à effectuer des tâches complexes dans Sous-étapes pour y être démonté et classé (1.0, 1.1.a, 1.1.b, 2.0, 2.1, ...). D'une part, cela présente l'avantage que les obstacles qui semblaient auparavant insurmontables sont plus faciles à surmonter et que les expériences (partielles) de succès surviennent plus rapidement. Mais cela allonge aussi la liste.

Forme spéciale : la liste des choses à ne pas faire

Bien sûr, vous pouvez également utiliser des listes de tâches de manière négative - par exemple, comme une liste de routines que vous souhaitez absolument abandonner. Ou comme un rappel des choses que vous ne devriez pas faire. Quelques exemples que vous pourriez écrire sur votre liste individuelle de choses à ne pas faire :


  • perfectionnisme
  • Vouloir plaire à tout le monde
  • excès de zèle
  • Procrastination
  • S'inquiéter tout le temps
  • Blasphémer
  • Abandonner
  • Perdre de vue les buts

Modèle : Liste de tâches en téléchargement

Vous pouvez facilement convertir les formes montrées ici comme modèle utiliser. La variante d'une liste de tâches étendue est également disponible ici de manière pratique et gratuite en tant que Document Word ou comme PDF télécharger, imprimer et remplir.


Bien sûr, il existe désormais également de nombreuses applications et programmes gratuits pour créer des listes de tâches - surtout le tableau classique : Exceller de Microsoft. Surtout, ceux-ci devraient contribuer à simplifier l'administration de listes complexes.

En général, cependant, on peut dire:

  • Listes informatisées sont relativement chronophages lors de la saisie des données et sans accès informatique, elles restent invisibles. Pour ce faire, ils peuvent être soigneusement réorganisés, complétés et corrigés à tout moment.
  • Notes manuscrites d'autre part ont un effet mémoire élevé, mais peuvent rapidement dégénérer en un gâchis de papier.

UNE Corriger ou alors Pas correcte n'existe pas. En fin de compte, ce qui compte, c'est ce qui vous aide le mieux, à venir Faire face aux tâches de manière productive.

Cependant, ils sont d'autant plus remarquables effets psychologiques derrière les listes de choses à faire...

Raisons : C'est pourquoi les listes de tâches sont si utiles

Pour beaucoup, la simple utilisation est une raison principale pour créer des listes de tâches. Aucune autre méthode ne rend une meilleure autogestion aussi facile. Malgré la simplicité, il y a un puissant effet psychologique derrière l'efficacité de l'inscription : le Effet Zeigarnik.


En bref, cela signifie : les tâches inachevées restent dans notre mémoire et nous occupent longtemps. D'une part, cela a l'avantage que nous pouvons nous souvenir des détails et des choses importantes - d'autre part, nous ne pouvons pas nous concentrer sur d'autres choses ; nos pensées reviennent sans cesse au travail inachevé. La productivité et les résultats en pâtissent.

C'est exactement là que se trouve le noyau psychologique, pourquoi les listes de tâches fonctionnent et aident si bien.

Si vous écrivez dans une liste de tâches quelles tâches sont encore en attente et doivent être traitées, votre tête est claire. Vos pensées ne vagabondent pas tout le temps, mais restez concentré.


  • Les listes de choses à faire ont un effet psychologique mémoire externeafin que nous puissions consacrer pleinement notre concentration et notre attention à la tâche à accomplir.
  • Les listes déplacent le Distractions hors de notre champ de vision - jusqu'à ce que nous puissions les cocher.

De plus, cela a Cocher les tâches terminées Un autre effet sur la liste de choses à faire : cela fait du bien et vous motive pour les tâches à venir. Voir ce qui a déjà été fait et voir visuellement comment les tâches restantes pour la journée diminuent peut libérer une nouvelle énergie pour faire face aux prochains défis.


11 conseils pour de meilleures listes de tâches

À quoi ressemble la liste de tâches optimale ? Il n'y a pas de réponse générale à cela. Bien sûr, la liste doit être claire et structurée, mais surtout une to-do list doit répondre à vos besoins.

Pour vous aider à tirer le meilleur parti d'une liste de tâches, nous avons onze conseils compilé.


  • Pensez au bon outil

    Certaines personnes se sentent plus à l'aise lorsqu'elles peuvent noter leurs tâches de manière classique. Si vous ressentez la même chose, vous serez plus heureux avec un cahier. D'autres préfèrent avoir leurs listes de tâches sous forme numérique et souhaitent également y accéder sur leurs smartphones. Il est alors préférable d'utiliser un service en ligne ou une application.

  • Faites votre liste de choses à faire le soir

    Quand dois-je rédiger ma liste de choses à faire ? De nombreux employés le font d'abord lorsqu'ils entrent dans le bureau. Notre conseil : Soignez la liste la veille. Pourquoi? Vous pouvez toujours vous souvenir de ce qui s'est passé pendant la journée et vous pouvez l'utiliser pour dériver les tâches appropriées pour vous-même. Le risque d'oublier quelque chose est alors moindre. Vous vous couchez plus détendu car vous savez déjà ce qui est prévu pour le lendemain soir. Le lendemain matin, vous pouvez commencer tout de suite.


  • N'entrez pas de petites choses

    De nombreux employés se plaignent que leurs listes de tâches sont trop longues. L'une des raisons à cela est qu'il contient de nombreuses petites tâches. Ceux-ci obstruent votre liste et détournent l'attention des tâches vraiment importantes. La meilleure stratégie ici est de travailler sur toutes les tâches que vous pouvez effectuer en moins de cinq minutes immédiatement et de ne pas les écrire.

  • Ne saisissez aucun rendez-vous

    Mélanger la liste des tâches et le calendrier conduit à la confusion et aux problèmes dans la plupart des cas. Avec une liste de tâches, limitez-vous vraiment à noter les tâches. Incidemment, cela ne signifie pas des délais. Ceux-ci peuvent certainement faire partie d'une liste de tâches - comme dans l'exemple ci-dessus d'une liste étendue.

  • Travailler avec les couleurs

    Une conception de couleur peut également fournir plus de clarté. Attribuez une signification spécifique à chaque couleur et facilitez-vous la recherche des informations les plus importantes en un coup d'œil. Cependant, il ne doit pas être trop coloré. Ensuite, l'effet inverse se produit et le chaos des couleurs ne semble que déroutant.

  • Gardez votre liste de tâches flexible

    Votre liste n'est pas figée et la plupart ajouteront des tâches et en supprimeront d'autres au fur et à mesure que la journée de travail avance. C'est là que réside le grand avantage des listes numériques. Il leur est facile d'adapter et de réviser les listes. Ce qui est bien, c'est qu'après, ils sont aussi clairs qu'avant. Avec des listes écrites, les choses peuvent rapidement devenir chaotiques si vous rayez des tâches et les écrivez.

  • Ne collectez les tâches que pour un jour ouvrable

    Vous aurez alors clairement en vue vos tâches et vous connaîtrez votre objectif du jour. Les tâches qui sont encore loin ne font que gonfler inutilement votre liste de tâches. Les tâches éloignées peuvent d'abord être notées dans un calendrier. Marquez le jour où vous souhaitez démarrer le projet. À partir de ce moment, les tâches apparaîtront dans votre liste de tâches quotidienne.

  • Décomposez les grosses tâches

    En divisant les grandes tâches en sous-tâches, vous créez une meilleure feuille de route. Vous aurez alors une vue claire des étapes nécessaires à la réalisation de votre tâche. De plus, le sentiment d'avoir accompli quelque chose vient plus rapidement car vous cochez également les sous-tâches.

  • Utiliser des mots-clés

    Les mots-clés peuvent vous aider à organiser votre liste. Par exemple, vous pouvez attribuer les noms de vos projets en tant que mots-clés et noter les tâches en dessous ou vous pouvez séparer le travail de projet et le travail administratif, comme la rédaction de factures, etc.

  • Pesez vos tâches

    Pour que vous puissiez voir en un coup d'œil quelles sont vos tâches prioritaires, vous pouvez les marquer différemment selon leur priorité. Par exemple, vous pouvez utiliser la méthode ABC : A pour très important (le faire immédiatement), B pour moins important (le faire plus tard ou déléguer) et C pour peu important à sans importance (déléguer ou jeter).

  • Prendre des notes supplémentaires

    Ne voyez pas votre liste de tâches simplement comme un rappel, mais comme un outil de travail. Laissez suffisamment d'espace lorsque vous le créez ou ajoutez une colonne vide tout de suite. Cela vous permet de prendre des notes supplémentaires lorsque le patron transmet des informations ou qu'un client exprime d'autres demandes. Votre liste ressemble alors moins à une liste classique qu'à un tableau dans lequel vous pouvez voir les tâches et les informations importantes en un coup d'œil.

Quoi qu'il en soit, le sien reste important Aperçus toujours à réviser, à remettre en question, à re-trier ou à renouveler complètement. Les délais et donc les priorités peuvent changer et des étapes partielles deviennent obsolètes.

Enfin, les listes de tâches ne sont utiles que si vous les voyez et les avez à portée de main - à tout moment, n'importe où. Sous la forme d'un Bloc-notes ou des organisateurs que vous avez toujours avec vous. Ou en accrochant des copies de la ou des liste(s) où vous les verrez encore et encore :

  • au frigo
  • à côté de la surveiller
  • sur leur bureau comme base
  • sur le Porte intérieure les toilettes

Si vous gardez votre liste en ligne, vous pouvez en faire la page d'accueil de votre navigateur. Ensuite, vous les verrez à chaque fois que vous vous connecterez.

La règle 1-3-5

Surtout lorsqu'il s'agit de hiérarchiser les listes, certains recommandent les soi-disant Règle 1-3-5. C'est aussi assez simple. Après cela, la liste de tâches idéale ne devrait pas comporter plus de trois blocs :

  • Au sommet juste un point - le plus important de la journée, le gros truc.
  • Placez-vous en dessous trois tâches importantescela devrait aussi être fait.
  • Suivez enfin dans le troisième bloc cinq petites tâchesque vous devriez, mais ne devez pas, travailler à travers.

D'autres lecteurs trouvent ces articles intéressants

  • Autogestion: Méthodes et définition
  • Fixer les priorités: Le conseil de gestion du temps le plus important
  • Le principe d'Eisenhower : Important versus ne s'en soucie pas
  • Principe de Pareto : Le danger de la règle des 80-20
  • Gestion du temps: Qu'est-ce qui vous rend vraiment plus réussi

Gagner En Popularité

Carrières
Peut 2024
Carrières
Peut 2024
Carrières
Peut 2024
Carrières
Peut 2024