Comptabilité des frais de déplacement : pourboires et forfaits

Contenu

Définition : qu'est-ce qu'une note de frais de déplacement ?
Qu'est-ce qui compte comme un voyage d'affaires?
Voici comment fonctionne le calcul des frais de déplacement
Ils tiennent un journal de bord
Vous choisissez le tarif kilométrique spécifique au véhicule
Vous comptez sur une indemnité kilométrique
Comment régler les frais de déplacement supplémentaires ?
Conseil de comptabilisation des frais de déplacement : repas supplémentaires en Allemagne
Frais de repas supplémentaires à l'étranger
Frais d'hébergement pour les voyages d'affaires en Allemagne
Frais d'hébergement pour les voyages d'affaires à l'étranger
Ce que les autres lecteurs ont lu

le Frais de voyage peut vous rapporter beaucoup d'argent si vous connaissez vos options. Car les salariés qui sont souvent en déplacement professionnel peuvent déduire une grande partie des dépenses de l'impôt. Les déplacements en voiture jusqu'au lieu de travail, les repas supplémentaires, les nuitées à l'hôtel, voire les pourboires à destination peuvent souvent être remboursés. Career Bible vous dit ce que vous devez savoir sur la comptabilité des frais de voyage ...

Définition : qu'est-ce qu'une note de frais de déplacement ?

La note de frais de déplacement récapitule tous les frais occasionnés par un voyage d'affaires. Les frais de déplacement comprennent :

frais de trajet
Les frais d'hébergement
Frais de repas supplémentaires
Frais de voyage

Dans de nombreux cas, l'employeur paie ces frais. S'il rembourse les frais de déplacement en franchise d'impôt, ils ne peuvent plus être déduits de la déclaration fiscale au titre des frais de publicité. Ce que beaucoup d'employés ignorent cependant, c'est qu'ils sont là pas obligé.

Si l'employeur ne prend pas en charge les frais de déplacement, il a toujours la possibilité de les utiliser comme Dépenses de publicité réclamation sur les revenus d'un travail non indépendant. Cependant, le revenu imposable est diminué des frais de déplacement.

Vous devez également avoir le Forfait pour frais de publicité de 1000 euros d'en bénéficier réellement à des fins fiscales.

Important: Afin d'économiser le travail de comptabilité inutile, l'employé doit être conscient des frais de déplacement enregistrer et conserver. Ceci est possible, par exemple, sous la forme d'un journal de bord, à l'aide d'Excel ou d'un logiciel correspondant, dans lequel sont saisies les factures d'hôtel et les reçus de carburant.

Qu'est-ce qui compte comme un voyage d'affaires?

Un voyage d'affaires doit d'abord être effectué pour le compte de l'employeur. Deuxièmement, il doit être démarré soit par les transports en commun, soit dans votre propre voiture. Sera le Voiture de société utilisé, l'employeur supporte déjà tous les frais engagés - l'avantage fiscal pour les salariés n'est plus applicable.

Dans la catégorie Voyage d'affaires tombent généralement :

Rendez-vous avec le client (Voyages de service sur le terrain)
Changer de lieu (par exemple des ingénieurs sur l'assemblage)
Entraînement avancé
Réunions
être à la hauteur
Congrès
Des expositions
Marchés

Pour les enseignants et Instructeur de cours comprennent également :

Excursions
Voyages d'études
Expéditions
Voyages scolaires

Voici comment fonctionne le calcul des frais de déplacement

Qu'est-ce qui compte réellement comme frais de déplacement? Plus récemment, la loi sur les frais de déplacement (PDF) a été discutée sur de nombreux points révisé et simplifié.

Cela compte désormais comme un déplacement vers le premier lieu de travail Loin de la maison au travail. Cela peut être remboursé. Par ailleurs, les frais d'aller et retour, de déplacement sur site et de retour au domicile entre les deux peuvent être qualifiés de frais de déplacement.

Pour la comptabilisation des frais de déplacement, seuls les déplacements domicile peuvent être utilisés ici. Il est également crucial quel moyen de transport l'employé utilise :

Voiture de société,
Voiture de location,
Avion,
Former et
autobus

peut être intégralement remboursé par l'employeur si vous pouvez justifier de vos dépenses avec justificatifs. Les frais de déplacement encourus par les taxis sont souvent réticents à couvrir car Les taxis sont généralement plus chers que les transports en commun. Des taux de TVA différents compliquent également le tout :

Une taxe de vente de sept pour cent est prélevée pour les trajets en ville et ceux jusqu'à 50 kilomètres, et une taxe de vente de sept pour cent pour les trajets au-delà. Taxe de vente de 19 pour cent dû.Pour la comptabilité, il est important que le reçu, la taxe et les informations sur le départ ou la destination soient correctement répertoriés.

Les travailleurs qui utilisent le Utiliser la voiture de société, tiendra souvent un journal de bord répertoriant le voyage. Les reçus pour l'essence ou les péages doivent également être collectés.

Cela semble un peu différent lorsque vous êtes avec votre propre voiture Aller en voyage d'affaire. Vous avez les possibilités suivantes :

Ils tiennent un journal de bord
Afin de pouvoir différencier les trajets privés des trajets à caractère professionnel, les éléments suivants doivent être détaillés pour chaque trajet :
- Date du voyage
- Kilométrage au début et à la fin du voyage
- destination de vacances
- route
- but du voyage
- Partenaire d'affaires visité
Vous choisissez le tarif kilométrique spécifique au véhicule
Le taux kilométrique spécifique au véhicule est également très complexe, mais probablement le plus proche des coûts réels. Cet effort est particulièrement utile avec des véhicules coûteux. Un journal de bord y est tenu pendant 12 mois. De plus, tous les frais engagés annuellement pour votre voiture sont additionnés et divisés par le kilométrage annuel. Les frais comprennent :
- dépréciation
- essence
- Location de garage
- Réparations
- impôt
- Assurance
- maintenance
- intérêt
Vous comptez sur une indemnité kilométrique
La méthode la plus simple est un rapport de frais de déplacement avec une indemnité kilométrique. Cependant, il est aussi le plus imprécis et ne tient pas compte des coûts exacts de l'essence ou de l'usure de votre véhicule. Ce qui suit s'applique : 30 cents par kilomètre parcouru en voiture, 20 cents par kilomètre conduit en moto ou en cyclomoteur. Jusqu'en 2014 inclus, d'autres modes de transport tels que le vélo étaient encore acceptés pour le calcul des frais de déplacement lors de déplacements professionnels. Ce forfait a finalement été annulé en 2015.

Comment régler les frais de déplacement supplémentaires ?

Ici aussi, ce qui suit s'applique : L'employeur peut rembourser les frais réellement encourus sans impôt sur les salaires. Il est seulement important que l'employé ait les documents appropriés - c'est-à-dire factures - nous faire parvenir. Ceux-ci doivent ensuite être conservés comme justificatifs pour le compte de paie.

Au Frais de voyage inclure:

Frais de téléphone
Conseils
des billets pour des événements commerciaux, des foires ou des expositions
Voiture de location, taxi ou transports en commun
Péages
Assurance bagages et casiers pour le stockage
Frais de parking
Possible Demandes de dommages et intérêts à cause d'un accident de la circulation
Coûts Wi-Fi à l'hôtel

Ne peut pas être interrompu Amendes, valises, massages, chèques-repas, minibar à l'hôtel ou à la télévision payante. Mais : Si vous êtes en voyage d'affaires pendant plus d'une semaine, vous pouvez même déduire de la taxe le coût d'un appel téléphonique de 15 minutes avec votre famille.

Conseil de comptabilisation des frais de déplacement : repas supplémentaires en Allemagne

Petits pains, café, pizza - vous devez manger même en voyage d'affaires. le Frais de séjourL'employeur peut rembourser au salarié un déplacement professionnel jusqu'à concurrence de certains montants forfaitaires.

Les forfaits entrent en vigueur si vous êtes sur la route pendant plus de huit heures pour affaires. Ce qui suit s'applique Forfaits pour les repas supplémentaires en Allemagne:

À plus de huit heures pouvez douze euros être invoqué.
Pour le Jours d'arrivée et de départ les frais de repas supplémentaires seront appliqués forfaitairement douze euros ensemble.
Prend le voyage au moins 24 heures, sont les frais de repas supplémentaires forfait de 24 euros.

Là aussi, la loi sur les frais de déplacement a simplifié le calcul. Si vous êtes sur la route plus de huit heures, fixez un forfait douze euros de. Avant il avait seulement six euros étant donné. En outre, le législateur a supprimé d'autres niveaux tarifaires. Par exemple, les employés recevaient auparavant douze euros pour un voyage d'affaires de 14 heures - il n'y a maintenant que les trois niveaux mentionnés ci-dessus.

Exemple: Vous voyagerez de Stuttgart à Leipzig le 1er juin, y resterez deux jours complets et reviendrez le 4 juin. Vous recevrez douze euros chacun pour le jour d'arrivée et de départ, et 24 euros chacun pour les deux jours complets. Au total, cela signifie un coût de repas supplémentaire de 72 euros.
Un autre exemple: Vous conduisez de Cologne à Düsseldorf pour affaires à 9 heures et donnez un séminaire à l'université. A 14h, vous reprenez le train pour Cologne et êtes enfin au bureau à 16h. Frais de repas supplémentaires pour vous : 0 euros. Votre trajet ne répond pas aux exigences minimales, car vous êtes sur la route moins de huit heures. Le forfait du jour d'arrivée n'est valable que pour les activités extérieures de plusieurs jours, mais alors quelle que soit leur durée.

Intéressant également pour les salariés : la règle dite des trois mois. Vous ne pouvez demander l'indemnité de repas que si vous un maximum de trois mois sont en voyage d'affaires. Si le séjour est plus long, le bureau des impôts n'assume plus un déplacement professionnel.

Lorsque vous voyagez pour affaires en Allemagne, sachez également que le forfait de votre Frais de restauration supplémentaires réduits le fera si vous ne vous occupez pas de vous-même mais utilisez plutôt le petit-déjeuner (généralement plus cher) de l'hôtel à la place.

Frais de repas supplémentaires à l'étranger

Si vous ne voyagez pas en Allemagne, mais traversez les frontières nationales, d'autres montants forfaitaires s'appliquent - généralement plus élevés. L'employeur peut remettre les sommes au salarié salaire exonéré d'impôt remplacer.

L'année dernière, le ministère fédéral des Finances a annoncé les nouveaux montants forfaitaires pour les frais de repas et d'hébergement supplémentaires à l'étranger (PDF) pour 2018 (voir liste ci-dessous).

Selon le BMF...

dans le Voyager de l'Allemagne à l'étranger ou de l'étranger vers l'Allemagne
sans action, le montant forfaitaire correspondant de la localisation, qui est atteint avant minuit heure locale, est déterminant.
dans le Départ de l'étranger vers l'Allemagne ou d'Allemagne vers un autre pays de la
forfaitaire correspondant pour le dernier lieu de travail est déterminant.
pour le Jours intermédiaires généralement le montant forfaitaire correspondant pour le lieu que l'employé atteint avant minuit heure locale.

Et encore un détail : Comprend le jour du retour d'un voyage de plusieurs jours Activité externe Si vous avez une ou plusieurs journées d'activité hors domicile en plus de votre domicile ou de votre premier lieu de travail, seule l'indemnité de repas la plus élevée doit être prise en compte pour cette journée.

Forfaits pour les repas supplémentaires pour certains pays à partir d'un séjour de 24 heures par jour calendaire :

Danemark: 58€
Pologne: 27 à 33 euros (selon la localisation)
République Tchèque: 35 euros
L'Autriche: 36 euros
la Suisse: 62 à 64 euros
France: 44 à 58 euros
Luxembourg: 47 euros
Belgique: 42 euros
Pays-Bas: 46 euros
États Unis: 51 à 64 euros
Canada: 47 à 51 euros
Australie: 51 à 68 euros
Grande Bretagne: 45 à 62 euros
Brésil: 51 à 57 euros
Chine: 35 à 74 euros
Japon: 51 à 66 euros
Corée du Sud: 58€
Émirats arabes unis: 45 euros
Arabie Saoudite: 38 à 48 euros
Afrique du Sud: 22 à 29 euros
Inde: 32 à 50 euros

Frais d'hébergement pour les voyages d'affaires en Allemagne

Également Frais d'hébergement de son employé l'employeur peut rembourser le revenu en franchise d'impôt - à hauteur des dépenses réelles. Les frais d'hébergement peuvent être sur une période de 48 mois illimité comme dépenses publicitaires déduits ou remplacés en franchise d'impôt. Passé ce délai, seuls 1 000 euros par mois sont déductibles d'impôt.

Attention, cela ne s'applique qu'aux Nuitées domestiques, des forfaits s'appliquent pour les pays étrangers (voir paragraphe suivant).

Il existe encore une alternative pour les nuitées en Allemagne : vous pouvez forfait de 20 euros tomber. Ceci est exclu dans des circonstances particulières si, par exemple, l'employeur a fourni à l'employé un logement gratuit.

Frais d'hébergement pour les voyages d'affaires à l'étranger

Aussi à Nuitées à l'étranger, soit les frais réels encourus peuvent être déduits - soit une somme forfaitaire qui diffère d'un pays à l'autre et parfois à l'intérieur des pays d'une ville à l'autre. Les montants forfaitaires sont fixés chaque année par le ministère fédéral des Finances en concertation avec l'administration fiscale.

Remarque importante : Les forfaits pour les frais d'hébergement ne s'appliquent qu'en cas de Remboursement employeur applicable, les frais d'hébergement réels sont déterminants pour la déduction des dépenses liées aux revenus.

Exemple : pour un Nuit à Sydney le forfait de 186 euros s'applique, à Hong Kong il est de 145 euros, à Paris de 135 euros. Alors qu'une nuitée dans la capitale roumaine Bucarest peut être déduite d'un forfait de 100 euros, dans le reste du pays, elle n'est que de 62 euros. Ou la Russie : Pour Saint-Pétersbourg le forfait est de 114 euros, pour Moscou 110 euros, pour Ekaterinbourg 84 euros et pour le reste du gigantesque empire 58 euros.

A l'extrémité inférieure du spectre se trouve le Île de la mer du Sud de Tonga. Ici le forfait n'est que de 36 euros, au Kosovo il est de 57 euros, en Croatie de 75 euros. Mais ce sont des exceptions : en règle générale, le taux forfaitaire dans presque tous les pays (et toutes les villes) est supérieur à 80 euros.

Tarifs forfaitaires pour les frais d'hébergement pour les pays sélectionnés :