Tableau Kanban : Cela fonctionne aussi facilement + astuces et modèles

Contenu

Comment fonctionne un tableau Kanban ?
Exemple et modèle pour un tableau Kanban
Objectifs du principe Kanban
Les 6 pratiques Kanban
Visualisation
Limitation
contrôler
Clarification
Rétroaction
amélioration
Avantages et inconvénients de Kanban
Avantages d'un tableau Kanban
Inconvénients d'un tableau Kanban
Personnaliser le tableau Kanban
Qu'est-ce que le Kanban personnel ?
Logiciel de tableau Kanban
Jira
Trello
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Kanban (en japonais "kan" = signal, "ban" = carte) est l'adaptation japonaise horizontale de la liste de choses à faire classique. Cela connaît une popularité croissante, car le flux de travail peut être mieux planifié, surveillé et contrôlé via Kanban. L'objectif du tableau Kanban est de visualiser les processus et les tâches du projet - dans des colonnes claires avec des entrées individuelles qui peuvent être traitées les unes après les autres.

Ainsi, vous pouvez voir en un coup d'œil ce qui doit être fait et dans quels domaines les problèmes doivent être résolus. Le tableau Kanban peut être utilisé et conçu de différentes manières - afin de l'adapter de manière optimale et d'améliorer les résultats. Vous trouverez ici tout ce que vous devez savoir sur le tableau Kanban : comment il fonctionne, quels sont ses avantages et ses inconvénients et quel logiciel vous pouvez utiliser...

Comment fonctionne un tableau Kanban ?

Kanban a été développé dans les années 40 par le constructeur automobile Toyota afin de réduire les stocks et d'harmoniser les processus de production. Aujourd'hui le Kanban Board est affecté au lean management, à la gestion de projet agile et à la méthode SCRUM. Le principe Kanban est souvent utilisé dans l'informatique et les ressources humaines, mais il connaît désormais une popularité croissante dans d'autres domaines comme moyen de suivre les projets et les processus.

Le tout fonctionne simplement sous la forme d'un tableau noir, simplement appelé tableau en anglais. La version de base du tableau Kanban est divisée en trois colonnes, chacune contenant des notes autocollantes ou des fiches avec les tâches individuelles. Les trois colonnes sont structurées comme suit :

tâche (À faire) Ici, tous les processus et tâches nécessaires sont d'abord enregistrés. Ceci est similaire à la liste de tâches classique. Dans la première colonne du tableau Kanban, toutes les tâches en attente qui sont dues pour un employé ou une équipe dans un proche avenir sont épinglées.

Usinage (Faire) Dès que le premier travail a été effectué et que la mise en œuvre a commencé, la carte respective se déplace vers cette zone. Cela signifie que vous pouvez voir en un coup d'œil sur quoi travaille actuellement et quels projets sont actuellement mis en œuvre.

Fait (Terminé) Un post-it n'atteint la dernière colonne du tableau Kanban que lorsque les tâches qui s'y trouvent ont vraiment été complètement traitées. Cela signifie un achèvement complet, y compris d'éventuels contrôles finaux ou corrections.

Exemple et modèle pour un tableau Kanban

Objectifs du principe Kanban

L'objectif du tableau Kanban est de rendre le workflow visible. De cette manière, tout goulot d'étranglement peut être identifié et résolu à un stade précoce et la chaîne de valeur peut être gérée de manière rentable. Mais d'autres objectifs sont également poursuivis avec un tableau Kanban. Ceci comprend…

les Aperçu pour suivre les nombreuses étapes de travail qui se déroulent généralement en parallèle.
les Visualisationquel processus en est actuellement à quelle étape.
les optimisation de coopération.
les augmenter la communication.

Kanban est idéal pour rendre les processus au sein d'une équipe transparents. Idéalement, toutes les personnes impliquées reçoivent toutes les informations pertinentes à tout moment en consultant le tableau Kanban.

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Qui peut aider ?

Les 6 pratiques Kanban

David Anderson, l'un des fondateurs du développement logiciel agile, a décrit six pratiques que les entreprises intègrent dans leur façon de travailler lorsqu'elles utilisent Kanban. Dans ce qui suit, nous présentons ces 6 pratiques Kanban qui, selon Anderson, sont particulièrement efficaces lors de la mise en œuvre des premières étapes avec Kanban :

Visualisation

Les différentes étapes du processus de la chaîne de valeur sont souvent rendues visibles à l'aide d'un tableau blanc. Ceci est transformé en un tableau Kanban avec des Post-its, sur lesquels les colonnes représentent les stations individuelles. Les tâches individuelles, les fonctionnalités, les user stories et autres, qui se déplacent de gauche à droite sur le tableau Kanban au cours du processus, se trouvent sur les notes autocollantes (éventuellement également des fiches).

Limitation

Afin d'assurer un workflow homogène, le nombre de tickets (Work in Progress - WiP) pouvant être traités à une station en même temps est limité. Si une station travaille actuellement sur trois tickets et que cette station a été limitée à trois tickets, il n'est pas permis d'accepter un quatrième ticket supplémentaire, même si la station de travail pourrait en délivrer un autre. Cette procédure s'appelle le principe du pull : chaque station récupère son travail de la station précédente au lieu de simplement transmettre le travail terminé à la station suivante. Ainsi, chaque station a également la possibilité d'accomplir ses tâches.

contrôler

Des domaines individuels tels que les files d'attente, les temps de cycle et le débit sont contrôlés dans l'ensemble du processus Kanban. Cela permet de déterminer où le travail est bien organisé et où des améliorations peuvent être nécessaires. Il est également plus facile à planifier, de sorte que les engagements et la fiabilité sont accrus.

Clarification

Afin de s'assurer que toutes les parties impliquées font les mêmes hypothèses et principes, toutes les règles doivent être établies. Cela inclut, par exemple, la définition des termes, la signification des colonnes respectives et des règles claires quant au moment où un ticket passe sur le tableau Kanban et la clarification de qui tire quand, dans quelles conditions le prochain ticket est tiré de la liste d'attente.

Rétroaction

Kanban est un modèle flexible, il y a donc des commentaires et des critiques constants. Le but de Kanban est de voir où il y a des goulots d'étranglement - un système de feedback est introduit pour cela. À l'aide de commentaires, chaque station peut voir où vont les choses et où un soutien peut être nécessaire.

amélioration

Comme expliqué dans le point précédent, le feedback est une partie importante de Kanban. Les mécanismes de retour d'information introduits conduisent à des améliorations dans la mesure où certaines stations peuvent être rationalisées ou complétées - en fonction de l'arriéré ou des besoins.

Avantages et inconvénients de Kanban

Un tableau Kanban n'est pas sorcier, mais cela ne rend pas la méthode moins efficace. Il y a une explication simple à son efficacité : La présentation claire du workflow.

Un autre point positif important pour de nombreuses équipes est que la visualisation à l'aide d'un tableau Kanban rend superflues les réunions fastidieuses et ennuyeuses.

Avantages d'un tableau Kanban

La visualisation du processus du projet permet d'identifier les problèmes sur la base des accumulations de tickets.
Certaines réunions deviennent redondantes, ce qui peut faire gagner du temps.
Kanban peut être combiné avec d'autres méthodes telles que Scrum.
En limitant le nombre de tickets au maximum, les bourrages sont évités et les processus restent gérables.
Si le tableau Kanban est installé dans le bureau, il fournit une base d'échange régulier entre l'équipe.
La coopération sur d'autres tâches est également encouragée à long terme.
Dans le même temps, Kanban encourage les gens à travailler de manière indépendante, car les tâches disponibles à tout moment peuvent être démarrées.

En plus des nombreux avantages, un tableau Kanban a bien sûr aussi quelques inconvénients et faiblesses. La forme classique d'un tableau n'est possible que dans des équipes présentes en permanence au bureau. Quiconque travaille ensemble de manière numérique ou en équipes sur de grandes distances a besoin d'un logiciel ou d'une solution en ligne. Cela peut toujours être résolu, mais il y a aussi d'autres inconvénients :

Inconvénients d'un tableau Kanban

Tout le monde peut accéder au tableau Kanban - les tickets peuvent être perdus, ce qui entraîne des retards de traitement et des désagréments.
Puisque Kanban révèle des points faibles, les sous-performants peuvent être identifiés - cela peut conduire au rejet de la méthode par les employés.
Kanban est plus adapté aux petites équipes, sinon la clarté en souffre.
Les tableaux Kanban ne conviennent pas aux grands projets à long terme.

Personnaliser le tableau Kanban

Si un tableau Kanban est utilisé en équipe, le bénéfice augmente avec le temps et il est encore mieux accepté par les salariés. La raison : avec l'expérience croissante, la mise en œuvre fonctionne non seulement mieux, mais le tableau Kanban peut également être développé individuellement et adapté aux besoins.

Ici, les effets d'apprentissage peuvent être utilisés pour concevoir de manière optimale le tableau Kanban. Il n'y a pratiquement pas de limites à la créativité. Voici quelques exemples de la façon dont le tableau Kanban peut être développé davantage :

Les membres de l'équipe reçoivent différentes couleurs de post-it afin qu'ils puissent être rapidement affectés.
Les notes sont développées pour inclure des informations supplémentaires.
La priorité des tâches est indiquée en couleur.
Des symboles indiquent les différents projets auxquels appartiennent les tâches.
Des colonnes sont ajoutées, par exemple pour introduire des analyses ou des étapes intermédiaires.

Idéalement, ces impulsions viennent de l'équipe elle-même, après tout, ce sont les employés qui travaillent principalement avec le Kanban Board et savent donc le mieux comment le rendre encore plus efficace.

Kanban est une méthode qui doit être développée et adaptée. C'est le seul moyen d'en tirer le meilleur parti. Apprenez de l'application, vérifiez régulièrement la mise en œuvre et découvrez comment vous pouvez optimiser votre tableau Kanban et l'adapter au travail quotidien.

Qu'est-ce que le Kanban personnel ?

Kanban se concentre initialement sur l'organisation des tâches et des projets à court terme. Cela facilite l'organisation du travail quotidien. Mais les projets à long terme en particulier peuvent facilement devenir flous. Personal Kanban ajoute ici une perspective.

A cet effet, chaque projet est à nouveau noté sur une carte et attaché au tableau Kanban. Dans ce cas, cependant, le tableau Kanban personnel couvre une période plus longue. Cela signifie que vous ajoutez quelques colonnes supplémentaires à votre tableau - des semaines ou des mois - et regardez l'avenir en perspective.

Cela rend bien sûr le tableau Kanban un peu plus complexe. Afin de ne pas perdre de vue les choses avec Personal Kanban, vous devez donc tenir compte des recommandations suivantes :

Il n'y a jamais plus de six projets en attente.
Un seul projet peut être actuellement en cours.
Les tâches quotidiennes n'appartiennent pas à un tableau Kanban personnel n'ont pas leur place sur le tableau. Ceux-ci appartiennent à une liste de tâches normale ou à un tableau Kanban séparé.

Un tel tableau kanban personnel ne doit pas être confondu ou assimilé à un tableau kanban normal. Cette variante n'est utilisée que pour la planification et le contrôle (de projet) - pas pour l'organisation quotidienne des tâches.

Logiciel de tableau Kanban

Même si la méthode originale du tableau Kanban avec des bouts de papier et un tableau noir fonctionne, il existe désormais de nombreuses applications gratuites et payantes disponibles pour cartographier les travaux en cours sur un tableau Kanban. Deux des plus célèbres sont Jira et Trello, que nous vous présentons donc :

Jira

Jira d'Atlassian est probablement le logiciel Web le plus connu pouvant être combiné avec Kanban. Développé à l'origine comme une plate-forme de dépannage, il est maintenant utilisé pour la gestion de projet. Bien que Jira soit généralement commercial, des licences gratuites peuvent être obtenues pour des projets open source, des associations caritatives et des particuliers. Les cartes peuvent être déplacées dans les colonnes individuelles par glisser-déposer. L'avantage des cartes virtuelles de Jira est que, par exemple, des informations supplémentaires telles que des images, des pièces jointes ou même d'autres liens peuvent y être placées.

Trello

Cette application Web est également utilisée pour la gestion de projet. Trello est déjà assez complet en tant que version de base gratuite et est l'une des alternatives Jira les plus populaires. Trello est également disponible en tant qu'application pour smartphones. N'importe quel nombre de tickets peut être ajouté à une liste, les tickets pouvant être n'importe quoi : tâches, rendez-vous ou autres. Vous serez informé par email si un ticket est créé pour vous.