Rédiger des e-mails : plus de 40 conseils pour de meilleurs e-mails

Auteur: John Stephens
Date De Création: 28 Janvier 2021
Date De Mise À Jour: 9 Peut 2024
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Rédiger des e-mails : plus de 40 conseils pour de meilleurs e-mails - Carrières
Rédiger des e-mails : plus de 40 conseils pour de meilleurs e-mails - Carrières

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Chaque jour, les employés reçoivent des dizaines d'e-mails et les managers même plus de 40. Mais tout le monde ne peut pas écrire un bon e-mail. Mal rédigés et difficiles à comprendre, les messages électroniques deviennent souvent des tueurs de temps : l'interruption constante empêche beaucoup de travailler de manière productive. Cela provoque du stress et des difficultés de concentration, et votre emploi du temps en souffre. Comment rédiger de meilleurs e-mails et être plus efficace avec votre boîte de réception ...

Pas à pas vers un bon e-mail

L'informaticien américain Eric Horvitz a constaté que les employés ont besoin en moyenne de 15 minutes pour se concentrer à nouveau sur leur tâche après avoir été interrompus par un e-mail. Par exemple, 20 e-mails ou plus par jour s'avèrent être des tueurs de productivité pour un individu. Il est d'autant plus important qu'ils soient bien lisibles. Cela s'applique à la lecture et à l'écriture sur un ordinateur portable ainsi que sur un appareil mobile.

Nous vous guiderons pas à pas grâce à votre e-mail. Surtout lorsque vous écrivez un e-mail professionnel, vous devez communiquer le problème clairement et sans ambiguïté. Il s'agit souvent d'informer le destinataire de faits ou développements importants. Vous voulez laisser une bonne impression générale. Si vous respectez également les règles de base (voir encadré dans le paragraphe suivant), vous pouvez appuyer en toute sérénité sur le bouton d'envoi à la fin et être sûr que votre message numérique est efficace :


1. Choisissez la bonne adresse e-mail

Utilisez toujours la même adresse e-mail pour vos transactions commerciales. Cela devrait également être votre adresse professionnelle. Dès que vous confondez plusieurs adresses e-mail, tantôt professionnelles, tantôt privées, le destinataire s'embrouille et vous perdez vous-même la trace de votre conversation électronique.

2. Écrivez une ligne d'objet significative

Une bonne ligne d'objet doit indiquer le sujet de l'e-mail. Donnez un nom bref au sujet : pas de phrases entières ! Beaucoup pensent qu'une brève ligne d'objet est impolie. Un sujet court est plus efficace et fait gagner du temps. Votre adresse est polie.

Exemple: Au lieu d'écrire « Soumission du concept court pour le stand d'exposition à la Foire du livre de Francfort le JJ.MM.AAAA », vous devriez plutôt écrire « Approbation : Concept court pour le stand d'exposition ». Le destinataire sait immédiatement de quoi il s'agit et quoi faire.


3. Sélectionnez la salutation appropriée

Évitez d'utiliser une adresse anonyme telle que « Cher Monsieur ou Madame » et écrivez plutôt à votre personne de contact personnellement : « Cher M. Mayer ».

  1. Plus de gens
    Si vous écrivez un e-mail à plusieurs personnes, il y a un certain ordre à respecter : La hiérarchie est ici déterminante. Si les destinataires sont au même niveau hiérarchique, plusieurs possibilités s'offrent à vous : La mention alphabétique est recommandée pour deux hommes, ainsi : « Cher M. Bäumer, cher M. Schneider. » Sinon vous devez privilégier les femmes : « Chère Mme Trott , très cher Monsieur Abels. " S'il y a des hiérarchies différentes, nommez le patron devant l'assistant, donc : " Chère Madame Patron, cher Monsieur Schneider. "
  2. Professeur & Docteur
    Ne supprimez aucun titre possible.Dans le cas d'un professeur et/ou d'un médecin, vous n'utilisez pas la formule de salutation « M. » ou « Mlle » et utilisez uniquement le titre (de rang supérieur). Vous écrivez au professeur Doktor Müller comme suit : « Cher professeur Müller ». Vous pouvez abréger un doctorat avec "Dr.", donc : Chère Mme. Coupeur.
  3. Salutation formelle
    Dans tous les cas, vous devez vous abstenir d'une introduction désinvolte à la "Moin moin", "Hey" ou "Servus", même si vous n'avez pas appris à connaître le partenaire commercial ou le client comme étant trop correct. Ensuite, vous conduisez beaucoup mieux avec un simple "Bonjour".

4. Continuer la correspondance

Conservez les messages que vous avez écrits jusqu'à présent. Cela donne au lecteur la possibilité de faire défiler à nouveau vers le bas et de lire quelque chose si quelque chose n'est pas clair. Cela facilite également le référencement des échéances et des tâches précédentes.


5. Exprimez votre préoccupation

Évitez les mots étrangers excessifs, les créations de mots en anglais et le jargon technique excessif. Un langage clair et des phrases courtes facilitent la tâche du destinataire. Les e-mails professionnels ne sont ni des romans ni des poèmes. Vous devriez aller droit au but dans votre e-mail rapidement et avec des mots compréhensibles.

  • Entrée importante
    La première phrase de votre e-mail doit déjà contenir toutes les informations importantes. Il devrait être immédiatement clair pour le lecteur pourquoi vous les contactez.
  • Forme polie
    Vous pouvez écrire un e-mail court, mais jamais impoli. Un ton de voix poli ou moins poli peut également être discerné dans les e-mails. Si vous mettez un nombre inutile de points d'exclamation ou même plusieurs indicatifs d'appel à la suite, le destinataire aura envie de crier fort. Il en va de même pour les majuscules constantes. Une adresse e-mail polie et un au revoir amical sont de toute façon des exigences de base.
  • Information nécessaire
    Fournissez uniquement les informations générales nécessaires pour mettre votre e-mail en contexte. Ne discutez jamais plus d'un sujet par e-mail. Mieux vaut envoyer deux e-mails si vous souhaitez discuter de sujets différents. Ceci est important pour que le destinataire puisse archiver votre e-mail et le retrouver dans quelques semaines. Dans le cas d'un sujet, l'email peut être affecté à un dossier ou à un mot-clé et ainsi être retrouvé. Pour deux sujets, le lecteur doit choisir une catégorie. Cela rend difficile de se rappeler plus tard dans quel e-mail vous avez discuté de quoi.

6. Structurez vos e-mails

Rien n'est plus fatiguant pour les yeux qu'un gros bloc de texte. Les paragraphes augmentent la convivialité du lecteur. Les puces donnent à votre e-mail une structure supplémentaire. Le côté pratique : le lecteur reconnaît au premier coup d'œil ce qui est important.

7. Unifier le format

Utilisez un seul format et une seule taille de police. C'est ainsi que vous donnez à votre e-mail une apparence sérieuse. D'autre part, marquez les tâches et les délais. Aidez l'œil à voir ce qui est important. Les délais à respecter scrupuleusement peuvent être graissés. En dehors de cela, cependant, vous ne devez pas arbitrairement mettre en gras des passages individuels ou les mettre en italique.

8. Formulez un appel à l'action

Vous devez utiliser la fin de l'e-mail pour envoyer un appel à l'action au destinataire : quel était le but de votre e-mail, quelles étapes sont nécessaires ensuite ? Soyez aussi précis que nécessaire : Donnez une date limite à laquelle vous attendez une réponse ou un rappel ou dites au revoir de manière amicale.

Par exemple comme ceci : « Une fois, j'ai élaboré une ébauche de ce à quoi tout cela pourrait ressembler. Si vous aimez la suggestion et que vous n'avez aucun commentaire, elle pourrait être envoyée au client demain. Merci de me prévenir avant 9h demain matin. Merci beaucoup. » Ou : « Si vous avez d'autres questions, je suis à votre disposition. Vous pouvez me joindre dans la maison jusqu'à 17h au numéro de téléphone 123/456789. "

9. N'oubliez jamais le message d'accueil à la fin

Un MfG court est le strict minimum, mais il semble extrêmement formel malgré la nature commerciale de votre e-mail. Les salutations bonnes et sans hésitation sont « Cordialement », « Beaucoup de salutations » ou « Cordialement ». Si vous avez une relation personnelle ou une culture d'entreprise correspondante, vous pouvez écrire les "salutations" familières.

Il en va de même ici : L'adieu ne doit pas être trop désinvolte (« à bientôt »). Vous laisserez une très bonne impression finale si vous donnez à votre salutation une touche personnelle, quelque chose comme ceci : « Salutations à Cologne » ou « Salutations à Berlin hivernal ».

10. Vérifiez votre courrier

Cela ne semble pas professionnel si vous envoyez un e-mail rempli de fautes d'orthographe et de typographie, même s'il ne s'agit que d'erreurs d'inattention. Cela inclut également les majuscules et les minuscules correctes, qui sont aujourd'hui souvent négligées. Prenez le temps de relire brièvement le texte avant de l'envoyer.

Votre adresse et numéro(s) de téléphone dans la signature doit toujours être à jour. Sinon votre e-mail de contact ne vous parviendra pas en cas de doute, ce qui serait très gênant et peu professionnel. Vérifiez également la ligne d'adresse avant d'appuyer sur Envoyer. Il est déjà arrivé qu'un e-mail qui devait être envoyé au collègue soit accidentellement envoyé à un client ou à tout le monde.

11. Envoyez votre e-mail

Si vous avez tout observé, rien ne s'oppose à l'envoi de votre e-mail. Incidemment, dans de nombreux programmes de messagerie, vous avez également la possibilité d'envoyer votre courrier électronique avec un délai. Ceci est utile, par exemple, si vous rédigez déjà votre e-mail le dimanche, mais que vous ne souhaitez l'envoyer que le lundi.

Les règles de base d'un bon email

Nous avons résumé les règles de base pour composer un e-mail pour vous ici :

  • Formules
    Utilisez-le raisonnablement, surtout lorsque vous êtes contrarié. Un e-mail peut être transféré rapidement. Une fois qu'il a été enregistré par écrit, il est difficile de le défaire.
  • Émoticônes
    Les émoticônes n'appartiennent pas à un e-mail client ou à tout autre e-mail formel. Des smileys placés au mauvais endroit peuvent donner l'impression que vous ne prenez pas votre travail au sérieux.
  • Abréviations
    N'utilisez des abréviations telles que FYI (« Pour votre intérêt ») que dans des cas exceptionnels. Souvent, ils causent plus de confusion qu'ils n'apportent de clarté. Vous ne devez utiliser des abréviations que si vous êtes absolument certain que le destinataire les connaît.
  • ironie
    L'ironie est souvent encore plus difficile à déchiffrer sous forme écrite que sous forme verbale. Évitez de faire cela dans les relations d'affaires dès le départ. Mieux vaut garder vos blagues ironiques pour le bureau.
  • La gauche
    Utilisez très soigneusement les liens dans les e-mails. Souvent, ils détournent l'attention du contenu réel du courrier. Parfois, cependant, ils facilitent également la compréhension des connexions. Par exemple, si vous souhaitez être informé par e-mail de quelque chose que vous avez découvert sur Internet. Dans ces cas, les liens ont du sens.
  • Pièces jointes
    Les informations importantes doivent figurer dans le corps de l'e-mail. L'ouverture et la lecture des pièces jointes sont lourdes et chronophages pour le lecteur. Si cela ne fonctionne pas sans pièces jointes, celles-ci ne doivent pas dépasser cinq mégaoctets (et donc éventuellement surcharger la boîte de réception du destinataire). À la toute fin, vérifiez si la pièce jointe mentionnée dans le texte est bien jointe. Et : Avant d'envoyer l'e-mail, ouvrez à nouveau les documents joints. C'est ainsi que vous pouvez savoir si c'est vraiment le bon. Sinon, vous aurez l'air distrait et distrait.


Exemple : Voici comment rédiger un e-mail

A l'aide de nombreux exemples de formulations, vous avez déjà une idée de ce à quoi peut ressembler un e-mail professionnel. Dans ce qui suit, nous allons vous montrer dans un modèle comment vous pouvez rédiger un e-mail :

Deux exemples de messagerie professionnelle

Objet : Invitation à la conférence [objet]

Cher Dr. Schmitz,

Merci pour l'aimable invitation à votre conférence le JJ.MM.AAAA. J'aimerais discuter avec vous des avantages de XY. Malheureusement, des engagements professionnels m'en empêchent, donc cette fois je ne peux pas participer.

Mais je suppose que j'y serai à nouveau à l'automne et j'ai hâte d'avoir des discussions stimulantes. Jusque-là, je reste

Cordialement

Ulrich Korte

Comme ça dans votre programme de messagerie respectif le graphique suivant montre un autre exemple :

De cette façon, les e-mails ne deviennent pas des vendettas

Un e-mail est rédigé rapidement et une réponse est tout aussi rapide. Mais rapide n'est pas toujours bon. Une demande envoyée à la hâte ici, une réaction impulsive là, quelques fautes de frappe et un manque de style - le destinataire aura déjà une image négative de l'auteur et donc éventuellement un conflit naissant. L'une des particularités du courrier électronique est qu'il suscite plus d'émotions qu'il n'en contient réellement.

Le courrier électronique peut faire beaucoup, mais pas tout. Avant qu'un conflit ne dégénère, veuillez prêter attention aux indications suivantes que vous devriez plutôt décrocher le téléphone :

  • Quand vous êtes encore émotionnellement à 180.
  • Si vous n'avez jamais rencontré la personne en personne avant le conflit (ce qui rend difficile pour elle de vous évaluer vous et vos paroles).
  • Si votre échange d'email a déjà fait des allers-retours plus de trois fois sans que le litige soit résolu.
  • Lorsque votre e-mail (ou celui de quelqu'un d'autre) remplit tout l'écran. Ensuite, le conflit est évidemment trop complexe pour être résolu en quelques lignes.

Ce qui suit s'applique à tous ces cas : À partir de là, évitez tout ce que le destinataire pourrait considérer comme agressif, suspect ou dégradant. Appelez-les directement d'une voix calme. Expliquez qu'il semble y avoir un malentendu ici et clarifiez-le. Mais encore mieux : recherchez une conversation en tête-à-tête.

Conversation en face à face : 34 fois plus efficace que l'email

Vous voulez convaincre quelqu'un, demander une faveur, exiger un service, établir des contacts ? Alors n'écrivez pas d'e-mail, rencontrez-vous simplement en personne ! Une étude canadienne arrive à la conclusion : les demandes directes et une conversation personnelle sont 34 fois plus efficaces que les courriels. Les rencontres personnelles et les conversations sont toujours indispensables pour la confiance et la crédibilité.


Conseils pour utiliser efficacement les e-mails

Voici quelques suggestions supplémentaires pour reprendre le contrôle de votre boîte aux lettres :

Annuler les notifications inutiles

En plus des e-mails importants des clients et des collègues, la boîte aux lettres est inondée chaque jour de nombreux messages superflus. Newsletters, notifications des réseaux sociaux et publicités. Désactivez les notifications des réseaux sociaux et demandez-vous quelles newsletters vous lisez vraiment. Vous devriez annuler le reste.

Désactiver la notification entrante

Si vous entendez le son familier que vous avez reçu un nouveau message ou s'il apparaît sur votre écran, vous voudrez le vérifier immédiatement. Mais cela nuira à votre concentration, car vous interromprez votre travail et devrez ensuite vous remettre au travail. Il ne peut y avoir de flux de travail. Les interruptions constantes vous empêchent de travailler de manière productive.

Définir une fenêtre de temps pour l'édition

Afin que vous puissiez vous concentrer sur vos tâches, définissez des plages horaires spécifiques pour travailler sur vos e-mails. Cela peut être, par exemple, deux fois une demi-heure ou une heure par jour. Il est préférable d'ajuster les délais de traitement des e-mails en fonction de votre biorythme. Utilisez ces heures lorsque vous avez le sentiment de ne pas pouvoir vous concentrer sur les projets en cours. Les fenêtres de temps minimisent la distraction de votre travail réel, mais garantissent en même temps que vous supprimez constamment la montagne.

Faites pré-trier votre boîte aux lettres

Créez des règles pour que les e-mails internes, les e-mails pour lesquels vous êtes uniquement en CC, les newsletters et les e-mails des clients se retrouvent automatiquement dans des dossiers différents. Vous pouvez ensuite parcourir les dossiers pièce par pièce.

Écumer au lieu de lire

Quiconque reçoit 30 ou 40 e-mails par jour ne peut pas tout lire en détail - sinon vous n'obtiendrez rien d'autre. La ligne d'objet vous donne une idée de l'importance du message qui est arrivé. Portez une attention particulière aux informations contenues dans le texte, par exemple les tâches à faire ou les délais. Vous ne devriez prendre le temps de lire attentivement que si vous avez des e-mails vraiment importants.

Modifier au lieu de déplacer

Vous ne devez toucher chaque e-mail qu'une seule fois, puis décider quoi en faire. Sinon, la montagne de messages dans la boîte de réception augmentera. Utilisez le principe d'Eisenhower pour cela, par exemple. Pour ce faire, divisez vos e-mails en deux catégories : Sont-ils importants ou sans importance ? Êtes-vous pressé ou pas pressé ? Créez maintenant un système de coordonnées pour ces catégories - pressé en haut, pas pressé en bas, important à gauche, sans importance à droite.

Ici ça peut aider lorsque vous créez le dossier approprié dans votre boîte aux lettres. Il en résulte les combinaisons suivantes : sans importance et non urgent (ces messages seront supprimés ou archivés), sans importance mais urgent (vous transférez ces messages si possible), pas urgent, mais important (pour ces messages, vous spécifiez un moment ultérieur à auxquels vous répondez fermement) ainsi qu'importants et urgents (ces messages seront traités immédiatement).

Ne réponds pas tout de suite

L'idée que vous devez répondre aux e-mails le plus rapidement possible est très répandue. Mais ce faisant, vous vous rendez esclave de votre boîte aux lettres. Toute réponse interrompt le vrai travail. Il n'est pas rare que la communication par e-mail soit similaire à la messagerie instantanée. Mais quiconque envoie un e-mail ne doit pas s'attendre à une réponse immédiate. Si vous en avez besoin, vous feriez mieux de décrocher le téléphone et d'appeler. Gardez cela à l'esprit et appliquez ce principe de manière cohérente. Il suffit amplement de répondre à un e-mail dans les 24 heures.

Videz votre boîte de réception à la fin de la journée

Si possible, ne conservez pas les anciens messages le jour suivant. Parce que plus de messages sont ajoutés le lendemain et que le nombre d'e-mails augmente de jour en jour. À un moment donné, il devient impossible pour vous de tous les éditer. Par conséquent, votre objectif devrait être d'avoir une boîte aux lettres vide à la fin de la journée, également connu sous le nom de principe de la boîte de réception zéro. Bien que cela demande une certaine discipline, cela vous évitera d'être submergé par le flot d'e-mails.

Envoyez vous-même moins d'e-mails

Un email est envoyé rapidement. Tant de gens ne se demandent même plus si c'est le bon média. Mais c'est exactement ce qui est fatal : les e-mails sont souvent envoyés là où un appel téléphonique aurait été préférable. Brisez ce cycle.

Voici comment vous interprétez le « langage corporel » dans les e-mails

Selon la façon dont les gens écrivent des e-mails, avec un peu de connaissance de la nature humaine, vous pouvez tirer des conclusions sur leur type de personnalité :

  • Des formulations bâclées
    Les personnes qui envoient librement des e-mails ou des commentaires sont pour la plupart des types ouverts et sociables qui ne mâchent pas leurs mots. Ce sont généralement des pragmatiques terre-à-terre qui pensent ce qu'ils disent et écrivent ce qu'ils pensent. Le gars est toujours disponible pour un mot ouvert.
  • Des formulations précises
    Les mots polis, la grammaire impeccable, les phrases courtes sans la moindre trace d'émotions... Attention ! Un maniaque du contrôle communique ici. Le perfectionnisme est sa revendication, l'objectivité est son attitude. Mais derrière cela, il y a aussi l'incertitude et la peur de faire des erreurs. Le gars tolère rarement la critique.
  • Formulations de jugement
    Attention quand quelqu'un ventile trop d'adjectifs ! Ceux-ci améliorent, mais surtout dévalorisent, et révèlent une grande émotivité, mais peu de souveraineté et d'empathie. Souvent, ce gars ne sait pas (ou ne se soucie pas) de la façon dont ses mots sont reçus. Vous ne pouvez pas discuter avec quelqu'un comme ça, juste argumenter. Ou plutôt taisez-vous à ce sujet.

10 choses que vous ne saviez pas sur le courrier électronique

Des scientifiques de l'Université de Californie sont arrivés à la conclusion en 2004 qu'un employé de bureau ne peut consacrer que onze minutes à sa tâche avant d'être distrait. Un seul stop-and-go intellectuel. Et après la pause involontaire, il faut en moyenne 25 minutes pour reprendre le fil.

Le remue-méninges d'avant est bien sûr oublié. Pas étonnant qu'avec tant de digression, certains d'entre eux deviennent crémeux à un moment donné. Même si les e-mails simplifient parfois la communication et le contact voire structurent la journée - il faut aussi connaître les autres pages. Vous pouvez le lire dans notre PDF, que vous pouvez télécharger gratuitement ici :


10 choses que vous ne saviez pas sur le courrier électronique

PS : L'email parfait auquel on répondra aussi

Existe-t-il réellement une astuce pour obtenir une réponse à un e-mail ? Oui il y a! Si vous croyez à une enquête pour cela, selon le magazine L'Atlantique Environ 5,3 millions de messages ont été évalués, l'e-mail parfait doit avoir un ton neutre. Donc pas trop positif ou négatif.

Les phrases doivent être courtes, la langue correspond à celle d'un élève de troisième. La probabilité d'une réponse s'élève à 53%. Si, en revanche, l'auteur a l'air d'un universitaire, le chiffre n'est que de 39 %. Et l'email doit être court : entre 75 et 100 mots. Probabilité de réponse : 51 %. Maximum.



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