Téléréunion : Comment réussir la conférence téléphonique

Contenu

• Les avantages de la téléréunion
• Les problèmes avec les conférences téléphoniques
• Conseils pour une téléréunion réussie
• Préparation de la téléconférence
• Mise en place de la téléréunion
• Rôle du modérateur dans la téléréunion

Dans le monde en réseau d'aujourd'hui, la présence physique sur le lieu de travail joue à peine un rôle dans la collaboration. Grâce à la téléréunion et à des outils comme Zoom ou Skype, les réunions régulières dans une salle physique ne sont plus nécessaires. Au lieu de cela, ces réunions peuvent avoir lieu entièrement numériquement. Ce qui au premier abord ressemble à un énorme soulagement peut se transformer en une nuisance fastidieuse sans la préparation nécessaire. Ce qu'il faut surveiller pour que les télé-réunions soient vraiment productives...

Les avantages de la téléréunion

Les emplois décentralisés se répandent de plus en plus. Les entreprises reconnaissent de plus en plus les avantages du travail à domicile, et les avancées numériques le rendent plus facile que jamais. Les téléréunions ont de nombreux atouts pour s'opposer à la réunion classique au bureau. Il n'est donc pas étonnant que cette forme de collaboration numérique gagne en popularité, en particulier dans le monde des affaires. Les avantages les plus importants des téléconférences par rapport aux réunions en personne :

• Vous économisez du temps et de l'argent en voyage.
• Les téléréunions peuvent être convoquées à court terme.
• Une personne peut être ajoutée plus tard.
• Ils sont utiles pour les réunions régulières, telles que les mises à jour de statut.

Les problèmes avec les conférences téléphoniques

Il est bien connu que là où il y a de la lumière, il y a aussi de l'ombre. Les réunions numériques sont une invention utile, mais vous rencontrez diverses difficultés pour les mettre en œuvre. Le duo comique Tripp et Tyler l'illustrent dans un petit sketch sur YouTube. Ils montrent comment se déroulerait une conférence téléphonique s'il s'agissait d'une véritable réunion. Au sens de la comédie, ce sont bien sûr des exagérations et des généralisations, mais des situations similaires en télé-rencontres se produisent en réalité plus souvent qu'on ne le pense. Ce qui ne va pas régulièrement lors des conférences téléphoniques :

• Interruption : Les participants ne se connectent pas en même temps. Cela conduit à des troubles.
• Difficultés de numérotation : À chaque conférence téléphonique, il y a au moins une personne qui ne parvient pas à se connecter. Soit le programme n'est pas à jour, les informations de votre propre compte ont été oubliées ou le mot de passe d'accès a été mal saisi.
• Lien: La plupart du temps, personne ne peut rien y faire, mais c'est l'agonie lorsque des phrases et des informations doivent être répétées plusieurs fois parce que soit la connexion est rompue, soit vous êtes expulsé du système.
• Bruit de fond: Les participants entendent tout en arrière-plan et ne comprennent plus l'orateur.
• Accord: Comme personne n'est assis l'un en face de l'autre, il est difficile de coordonner qui parle quand. Soit tout le monde répond à une question, soit aucune.

Conseils pour une téléréunion réussie

Faut-il éviter les télé-réunions à cause de ces problèmes ? Non, car les avantages dépassent de loin les complications potentielles. De plus, avec quelques astuces, vous pouvez éliminer de nombreuses difficultés afin de laisser aux participants un bon sentiment de la conférence numérique. Pour que vous ne finissiez pas comme Tripp et Tyler, nous avons rassemblé des astuces pour réussir votre prochaine téléréunion.

Préparation de la téléconférence

• Réunion: Déterminez les participants à la conférence téléphonique et convenez de la date avec eux. Veuillez noter les jours fériés et le décalage horaire. Laissez un peu de mou au cas où des points de discussion inattendus surgiraient.
• Ordre du jour: Établissez un ordre du jour, car cela donne une structure à la réunion. Chaque participant doit recevoir l'ordre du jour au préalable afin qu'il puisse le traiter, apporter d'éventuelles informations ou préparer des questions.
• Modérateur: Désignez quelqu'un pour diriger la conférence téléphonique et modérer la conversation. Le modérateur planifie le processus et donne la parole aux intervenants.
• Information préliminaire: Envoyez des informations importantes telles que l'agenda, la liste des participants et les données de connexion quelques jours avant le rendez-vous effectif. Cela donne aux participants la possibilité de se préparer pour la réunion - et d'éviter les allers-retours stressants peu de temps avant la téléréunion.
• La technologie: Clarifier les exigences techniques en temps utile. Un test pour savoir si tout fonctionne correctement est recommandé ici. Demandez également si les collègues des autres sites ont les exigences techniques nécessaires.

Mise en place de la téléréunion

• Calmer: Assurez-vous d'être dans une pièce sans bruit de fond. Si possible, bloquez une salle de réunion pour ce rendez-vous ou demandez à ne pas être dérangé pendant cette période. Fermez les fenêtres si le bruit de la circulation ou du chantier de construction pourrait perturber la conférence téléphonique. N'oubliez pas de couper le son de votre téléphone portable et de désactiver l'appel en attente sur votre téléphone.
• Matériel: Préparez un stylo et du papier, l'ordre du jour et des documents importants sur le sujet de la conversation. C'est un excellent moyen de prendre des notes. Vous devriez également le faire si des minutes sont envoyées après la conférence téléphonique, car vous pouvez alors y ajouter vos tâches et vos impressions. Lors d'une téléréunion, vous devez être aussi concentré que lors d'une réunion en personne.
• Ponctualité: La ponctualité n'est tout simplement pas la bonne chose à faire, cela s'applique également aux télé-réunions. Pour que vos collègues n'aient pas à attendre inutilement longtemps, appelez tôt. Les appels entrants retardés et retardés entraînent des interruptions perturbatrices et ralentissent toute la réunion car l'orateur doit recommencer encore et encore.
• Instructions: Suivez les instructions du modérateur. Même si vous voulez vous exprimer spontanément, vous ne devez pas vous précipiter, sinon les choses vont mal tourner. Le modérateur est là pour vous guider tout au long de la réunion, en leur donnant la possibilité de le faire.
• Contributions orales : Lors de grandes téléconférences - ou si les participants ne se connaissent pas encore bien - il peut être utile d'introduire votre propre contribution avec le nom afin que tout le monde sache qui parle. Tout le monde ne peut pas faire quelque chose automatiquement avec votre seule voix, vous donnez donc à chacun la possibilité de classer ce qui a été dit.

Rôle du modérateur dans la téléréunion

Le modérateur a un rôle particulier dans une téléréunion car il met de l'ordre dans l'action. Si vous vous trouvez dans cette position, vous devez savoir à quoi vous attendre. Voici un aperçu : Quelles tâches le modérateur d'une téléconférence effectue-t-il ?

• Entretiens préliminaires : Contactez les participants avant la conférence téléphonique. Au cours de ces discussions, précisez qui apporte quelle contribution. Il n'y a donc pas de pauses auxquelles personne n'a rien à apporter.
• Ouverture: Vous avez la tâche de saluer toutes les personnes présentes, d'expliquer pourquoi la téléréunion a lieu et de quoi il s'agira dans le cours ultérieur.
• Présentation des participants : S'il ne s'agit pas d'une conférence téléphonique régulière ou s'il y a de nouveaux participants, vous devez vous présenter les uns aux autres afin de créer une atmosphère agréable pour la discussion.
• Coordination: Votre tâche principale est de coordonner les discours individuels et de diriger la discussion de groupe. C'est plus facile si vous donnez la parole aux participants. Si les discours ne sont pas modérés, il y a un horrible gâchis de voix.
• Temps: Gardez un œil sur l'horloge afin que la durée de la conférence téléphonique ne soit pas dépassée. Cela vous aide à orienter la discussion car vous savez exactement combien de temps un point à l'ordre du jour peut prendre.
• Résumé: Vous mettez également fin à la conférence téléphonique. À la fin, vous devez résumer les résultats, indiquer les prochaines étapes et indiquer quand aura lieu la prochaine réunion.

Avec une bonne préparation et le respect de quelques règles simples, votre prochaine téléréunion est sûre d'être un succès.