Fixer les délais de commande : conseils pour les indépendants

Contenu

• Quels sont les délais de commande ?
• Défis de planification
• les conditions de travail
• saison
• Problèmes particuliers et difficultés
• Opportunités si les délais de commande sont trop serrés
• Fixez des délais de commande avec une planification réaliste
• 4 étapes pour fixer les délais de commande
• Ce que d'autres lecteurs ont lu à ce sujet

Un client vous aborde avec une demande spécifique. Si vous acceptez le contrat en tant qu'indépendant, vous devez fixer des délais pour le contrat. Ceci est à la fois pour votre sécurité, afin que vous puissiez vous y référer en cas de réclamation. Quelles que soient les demandes des clients, vous devez planifier de manière réaliste lorsque vous définissez des délais de commande spécifiques : les projets ne se déroulent pas toujours comme prévu, quelque chose se produit. Ceux qui se laissent emporter par des délais de soumission prématurés sont inutilement stressés. Nous allons vous montrer à quoi vous devez faire attention...

Quels sont les délais de commande ?

Tout le monde connaît les échéances et les dates de sa vie quotidienne. En tant que prestataire de services, vous devez vous mettre d'accord avec le client sur ce qu'il attend de vous à quel moment. Alors que les commandes plus importantes sont fixées par écrit, un accord verbal est généralement suffisant pour les commandes plus petites. Les délais de commande (parfois aussi appelés délais d'exécution) définissent une période dans laquelle une certaine action doit avoir lieu. A la fin de cette période, il y a la date à laquelle vous, en tant qu'entrepreneur, devez avoir effectué le service. Le non-respect des délais de commande entraîne des conséquences. Dans le même temps, il existe des circonstances atténuantes qui doivent être prises en compte si certaines échéances sont dépassées.

Défis de planification

Le client est probablement le plus grand défi lors de la fixation des délais. Ils peuvent avoir des idées précises sur le moment où ils ont besoin d'un service ou d'un produit. Cependant, comme il n'est pas lui-même impliqué dans la création, il peut estimer incorrectement le volume de la commande. Un client ne connaît pas non plus votre carnet de commandes. Il peut donc y avoir une grande différence entre ce que veut un client et ce qui est faisable.

Dans le même temps, les indépendants sont confrontés à un dilemme : si la situation des commandes est bonne, les mauvais moments doivent toujours être pris en compte. Si un délai peut difficilement être géré même avec des carnets de commandes vides, un instinct sûr est requis, après tout, vous ne voulez pas le gâcher avec le client.

Lorsque vous fixez des délais de commande, vous serez toujours tenté de rencontrer le client au plus près et en même temps de veiller à ne pas vous exagérer. Selon l'industrie, vous devez tenir compte des aspects suivants lors de la fixation des délais de commande :

les conditions de travail

Le client a-t-il des idées concrètes, peut-il exprimer ses souhaits ? Existe-t-il peut-être des ouvrages ou des produits similaires qui peuvent être utilisés pour la clarification ? Ou l'entrepreneur a-t-il les mains complètement libres avec la conception ? Ce qui semble au premier abord être un grand soulagement peut s'avérer être un boomerang. C'est alors que le client ne s'est pas engagé, mais n'est pas satisfait du résultat final.

saison

Pour les commandes qui dépendent de la météo, la période de l'année joue de toute façon un rôle. En supposant que vous souhaitiez faire construire une maison, une grande partie des travaux ne pourra pas avoir lieu en hiver en raison de l'humidité et du froid. La période de l'année est également déterminante, par exemple lorsque c'est la saison en été ou à Noël. Si vous avez toujours des carnets de commandes pleins en été, vous devrez peut-être fixer des dates limites de commande plus tardives car les commandes précédentes doivent être traitées en premier.

Problèmes particuliers et difficultés

Les demandes des clients qui sont prises en compte par la suite, mais aussi des entraves de toute nature (retard de livraison) peuvent entraîner l'impossibilité de respecter les délais de commande. Sur la base d'une certaine richesse d'expérience, certaines circonstances peuvent être anticipées à l'avance, mais des imprévus peuvent toujours se produire.

Cela signifie : lorsque vous fixez des délais de commande, tout cela doit être fait dans des délais réalistes, que vous, en tant qu'entrepreneur, êtes responsable d'évaluer. Une maison ne peut généralement pas être développée en une semaine et un logiciel ne peut pas être développé en une journée. Pour le client, cela signifie qu'il ne doit pas abuser de sa position de pouvoir. En d'autres termes, si le délai d'une commande n'est pas respecté, les menaces telles que le retrait de la commande ou la résiliation doivent être utilisées avec parcimonie. Afin de ne pas évoquer de tels scénarios en premier lieu, des délais d'exécution particulièrement courts ne devraient être acceptés que si un projet est d'une grande urgence.

Opportunités si les délais de commande sont trop serrés

Que faire quand on sait à l'avance que les délais de commande ne peuvent être respectés que par pliage et rupture ? Le risque avec des délais serrés :

• Le travail n'est pas terminé à temps.
• Le client est mécontent.
• Votre propre réputation en souffre.

Tout cela peut avoir un impact négatif sur les relations commerciales futures. Les mauvaises critiques et l'insatisfaction augmentent souvent beaucoup plus que les expériences positives. Si vous vous laissez convaincre par une mission, ce devrait être un risque calculé. Des délais de commande serrés entraînent inévitablement du stress. Si un travail supplémentaire hors service est nécessaire - c'est-à-dire des équipes de nuit ou du travail le week-end - vous devriez être rémunéré en conséquence.

Si vous informez le client au préalable que vous ne pourrez pas respecter le délai fixé par lui, il peut bien entendu arriver que le client abandonne. Mais considérez les avantages :

• Vous lui donnez la liberté de choix. Dans certaines circonstances, il accepte un délai ultérieur.
• Vous évitez les ennuis dus à un délai non respecté car trop bien calculé.
• Vous économisez vos nerfs et maintenez une relation intacte avec le client.

D'autant qu'un refus vous ouvre une autre option : pendant que vous annulez le client, vous pouvez en même temps nommer un prestataire sympathique qui a encore de la capacité. Vous faites d'une pierre trois coups :

• Ils aident le client à résoudre son problème. Vous êtes toujours en lice pour de futures missions.
• Vous entretenez activement le réseau et aidez éventuellement un ami à passer une commande.
• Tu as une bonne"; idéalement, votre connaissance vous rendra la pareille.

Fixez des délais de commande avec une planification réaliste

« La qualité au lieu de la quantité » est un credo qui revient souvent. Un certain temps est nécessaire pour assurer une certaine (c'est-à-dire : haute) qualité. En tant qu'entrepreneur, vous devez être en mesure d'estimer le temps dont vous aurez besoin. Lors de la planification, vous ne devez pas seulement garder un œil sur le produit ou le service fini, mais aussi sur votre santé. En tant qu'indépendant, vous n'avez pas de patron derrière le cou et vous pouvez définir vos propres horaires de travail. Cependant, vous êtes seul responsable de prendre des pauses adéquates. Quiconque exerce constamment son pouvoir surexploite son corps et finit en burn-out.

4 étapes pour fixer les délais de commande

• Assurez-vous de communiquer clairement.
  Si un client fait des spécifications complètement irréalistes, vous devriez vraiment réfléchir à deux fois avant d'accepter la commande et dans quelles conditions. Dire non peut augmenter le respect si un client n'accepte pas des délais de commande plus tardifs. Cela montre que vous défendez une certaine qualité et que vous n'acceptez pas simplement sans réfléchir.
• Décomposez la commande en étapes individuelles.
  Un travail réussi est une question d'auto-organisation. Cela inclut non seulement de se concentrer sur une tâche, mais aussi de fixer des priorités. Quels domaines nécessitent une attention particulière, lesquels peuvent être traités plus tard ? Ainsi, une grande tâche est divisée en plusieurs sous-tâches qui sont traitées selon leur importance ou leur urgence.
• Prévoyez des tampons temporels.
  La division en plusieurs étapes vous permet d'estimer le temps dont vous aurez besoin pour vos sous-objectifs respectifs. Planifiez généreusement lors de la fixation des délais de commande. Non seulement le temps pour les sous-objectifs doit être pris en compte, mais aussi des tampons de temps pour les imprévus. Cela vous donne la possibilité de respecter votre échéance, même si vous êtes en retard.
• Faites preuve de transparence.
  Expliquez au client ce qui peut être réalisé et dans quel délai. De cette façon, vous montrez que vous ne vous contentez pas de fixer des délais de commande arbitraires, mais qu'il y a un concept derrière cela. Vos connaissances empiriques sont généralement différentes de celles du client. Si vous expliquez de manière compréhensible pourquoi quelque chose prend un certain temps, un client sensé sera capable de le gérer.

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